Eine digitale Personalverwaltung dient der Vereinheitlichung firmeninterner Personalprozesse und hat die konventionelle Personalakte als essenzieller Bestandteil des Personalwesens abgelöst.
Neben einer vereinfachten Erstellung von Gehalts und Lohndokumenten erlaubt sie einen flexiblen und lokal unabhängigen Zugriff bei wesentlich verringertem Platzverbrauch.
Zwar konfrontiert ein Umstieg vor allem kleinere Unternehmen mit neuen Herausforderungen, allerdings kann sich die Umsetzung deutlich rentieren.
Definition – Digitale Personalakte
Eine digitale Personalakte ist im Grunde eine digitalisierte Form einer herkömmlichen Personalakte. Sowohl inhaltlich als auch vom Zweck existieren keine Unterschiede.
Nach wie vor ist ihr Zweck die Dokumentation sämtlicher arbeitsrelevanten Informationen eines Arbeitnehmers. Lediglich die Art der Verwahrung erfolgt auf verschiedene Weise.
Während die altbekannte Personalakte in Form eines greifbaren Objekts Raum einnahm, ist die digitale Personalakte in Form von Bytes auf einem elektronischen Speichermedium verwahrt.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung hat sie sich als digitale Lösung etabliert.
Nicht nur im Personalwesen, generell im Bereich des Dokumentenmanagements hat sich die digitale Hinterlegung wichtiger Dokumente etabliert.
Zu diesen zählen neben der Personalakte beispielsweise eingereichte Bewerbungsunterlagen oder ein Arbeitszeugnis.
Digitale Personalakte: Vorteile und Nachteile im Überblick
Als moderne Lösung birgt die digitale Verwahrung wichtiger Dokumente einen wesentlichen logistischen Vorteil.
Zeitverluste durch ineffiziente Suchvorgänge nach Papierdokumenten hemmen die Produktivität, gehören durch die Einführung einer digitalen Lösung allerdings der Vergangenheit an.
Unternehmen profitieren durch eine Kosten- und Zeitersparnis bei erhöhter Arbeitseffizienz.
Je nach Größe des Unternehmens können Personalakten ganze Archive füllen. Dieser Raum kostet bares Geld und minimiert den verfügbaren Arbeitsplatz eines Unternehmens.
Digitale Akten hingegen lassen sich auf kleinstem Raum abspeichern und sind im Gegensatz zu lokalen Personalakten via cloudbasierter Lösungen ortsunabhängig abrufbar.
Auch aus rechtlicher Perspektive vereinfacht die unkomplizierte Art der Verwahrung die Handhabung der sensiblen Dokumente aufgrund vereinfachter Verwaltungsmaßnahmen im Kontext einer Aufbewahrungspflicht.
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Zusammengefasst ergibt sich aus der Einführung der digitalen Personalakte folgende Vorteile:
1. Kosten- und Zeitersparnis für Personalmanagement
2. Vereinfachung der rechtssicheren Aufbewahrung sensibler Arbeitnehmerinformationen
3. Einsparung von Raum für Archivierung im Unternehmen
4. Gewährleisteter Datenschutz durch hohe Sicherheitsstandards
5. Ortsunabhängiger Zugriff auf Personalakten
Abhängig von der Unternehmensgröße kann sich eine große Mitarbeiteranzahl nachteilig auf die Implementation der digitalen Personalakte auswirken.
Die Umstellung von bereits bestehenden Archivierungssystemen ist durchaus mit einem hohen Aufwand verknüpft. Dies kostet das Unternehmen Zeit und Geld.
Nicht zuletzt fallen durch die Programmlösungen selbst Kosten an.
Firmengröße entscheidet über Aufwand
Die Vorteile einer digitalen Personalakte lassen sich nicht verleugnen.
Dennoch halten vor allem mittelständische oder kleinere Unternehmen mit geringem Bezug zur Digitalisierung an herkömmlichen Arbeitsweisen fest.
Die Gründe hierfür sind variabel und reichen von fehlender Expertise im Bereich bis zur Scheu vor der mit einer Implementation der elektronischen Archivierung verbundenen initialen Mehrbelastung.
Vor allem für kleinere Unternehmen mit geringer Mitarbeiteranzahlbedeutet eine Umstellung einen deutlich geringeren Aufwand, während größere Unternehmen aufgrund der schieren Masse an Arbeitnehmerinformationen mit einem enormen Kosten- und Zeitaufwand rechnen müssen.
Letztlich amortisiert sich die Investition aufgrund der auf lange Sicht eingesparten Zeitersparnis im Personalmanagement.
Rechtliche Aspekte
Die digitale Personalakte unterscheidet sich kaum von der herkömmlichen Personalakte.
Weiterhin gehören sämtliche arbeitsrelevanten Informationen wie Unterlagen zur Sozialversicherung, Lohnsteuer, Vergütung oder Tätigkeit hinein. Sämtliche enthaltenen Informationen sind für den jeweiligen Mitarbeiter einsehbar.
Private Informationen gehören weiterhin nicht in die Personalakte.
Die Einsicht in die digitale Personalakte darf dabei ohne ersichtlichen Grund durch den jeweiligen Mitarbeiter erfolgen.
Die Aufbewahrung der digitalen Personalakte ist bis zur Erlöschung sämtlicher aus dem Verhältnis entspringenden Ansprüche zu gewährleisten.
