Im Hintergrund fallen bei den meisten Unternehmen vielerlei Arbeiten an. Von Auftragsabwicklung über Mitarbeitergewinnung, von Mailverkehr bis Telefonate führen gibt es vieles, das erledigt werden muss, ohne direkte Einnahmen zu erzielen. Dieser Aufgabenbereich, das sogenannte Backoffice, kostet gerade größere Unternehmen jedes Jahr viel Geld. Dienstleister wie Göttmann Dienstleistungen unterstützt die Firmen bei der Abwicklung des Backoffice und erleichtert so die Arbeit. Doch welche Vorteile hat es, einen Dienstleister fürs Backoffice zu beauftragen?
Vorteil 1: Zeitersparnis
Ein professioneller Dienstleister hat Erfahrung und kann die Backoffice-Prozesse zuverlässig steuern.
Zum sogenannten Backoffice gehört eine ganze Vielzahl an Aufgaben. Meist laufen hier alle Fäden zusammen, sodass die Mitarbeiter mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Kandidaten für offene Stellen in Kontakt stehen. Eine gute Organisation ist unumgänglich, um die Betriebsabläufe so reibungslos wie möglich gestalten zu können. In kleinen und mittelständischen Unternehmen kümmern sich die Chefs nicht selten selbst um das Backoffice. Sie planen und koordinieren Termine, schreiben Stellenanzeigen, erledigen die Auftragsabwicklung und vieles mehr. So bleibt die eigentliche Arbeit schnell liegen.
Ein Dienstleistungsunternehmen für das Backoffice wie Göttmann Dienstleistungen schafft Abhilfe, indem es das komplette Backoffice übernimmt. So bleiben alle relevanten Aufgaben in einer Hand und lassen sich schnell und unkompliziert aufeinander abstimmen. Gleichzeitig haben Chef und Mitarbeiter mehr Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft. So lassen sich Produktivität und Einnahmen gleichermaßen erhöhen.
Vorteil 2: Steuerliche Vorteile
Ein Mitarbeiter im Backoffice gehört zur Belegschaft. Ein Dienstleister lässt sich steuerlich absetzen.
Neben der Steigerung der Einnahmen kann ein Dienstleister für bestimmte Aufgabenbereiche weitere finanzielle Vorteile bieten. Übernimmt der Chef eines Unternehmens selbst das Backoffice, arbeitet er in dieser Zeit de facto unbezahlt. Stellt er einen festen Mitarbeiter für diese Aufgaben ab, kostet ihn das sogar zusätzlich Geld. Ein Dienstleister kann hier eine sinnvolle Möglichkeit darstellen, die Backoffice-Arbeiten zu strukturieren und auszulagern und gleichzeitig den finanziellen Einsatz sinnvoll zu gestalten.
Denn Unternehmen haben die Möglichkeit, Dienstleistungen von der Steuer abzusetzen. Beauftragen sie also ein Unternehmen, dass ihnen einzelne Aufgaben abnimmt, können sie die Kosten dafür als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das gilt insbesondere dann, wenn die Übernahme der Aufgaben regelmäßig erfolgt. In der Regel bieten Dienstleister mehrere Modelle an. Am Beispiel Göttmann Dienstleistungen bedeutet das, dass Unternehmen eine Flatrate mit flexibler Laufzeit beauftragen können. Je nach Laufzeit und Aufgabenspektrum variieren die Kosten dafür. Diese lassen sich später von der Steuer absetzen.
Vorteil 3: Ein starkes Netzwerk
Dienstleister für Tätigkeiten im Backoffice arbeiten üblicherweise mit mehreren Unternehmen zusammen. Grundsätzlich lässt sich hier unterscheiden zwischen Dienstleistern, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben, und solche, die branchenübergreifend tätig sind. Beide Varianten haben ihre Vorteile. Ein großer Vorteil von Dienstleistern, die in unterschiedlichen Branchen Kontakte haben, ist ein starkes Netzwerk an Unternehmen, Menschen und potenziellen Interessenten für vakante Stellen.
Der Dienstleister ermöglicht also eine zügige Abwicklung von Aufgaben, die Unternehmen auslagern müssen. So kennen die Dienstleister Unternehmen unterschiedlicher Branchen und können hier neue Kontakte und Kooperationen schaffen. Oft gehört zum Backoffice außerdem das Bewerbermanagement. Sie kümmern sich also darum, offene Stellen neu zu besetzen: Sie schreiben Stellenanzeigen, lesen Bewerbungen und führen Onboarding-Prozesse durch.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen einen starken Partner oder neue Mitarbeiter sucht, kann ein Dienstleister im Backoffice die notwendigen Kontakte für jede Situation liefern. Dank des großen Netzwerks entfällt die lästige Suche nach Experten und auch Recruitingprozesse gestalten sich schneller und effizienter als ohne Dienstleister an der Seite.
Vorteil 4: Zuverlässigkeit und Know-how
Ein professioneller Dienstleister hat Erfahrung und kann die Backoffice-Prozesse zuverlässig steuern.
Wer sich im Unternehmen selbst um das Backoffice kümmert, muss sich in Prozesse einarbeiten oder vollkommen neue Prozesse schaffen. Diese Arbeit beansprucht Zeit und Ressourcen und ist oft mit Rückschlägen verbunden. Das kostet wiederum Zeit und führt zu Frustration. Stattdessen ist es empfehlenswert, den kompletten Prozess frühzeitig an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern. Hier zeigen sich gleich mehrere Vorteile:
- Durch die langjährige Erfahrung mit der Koordinierung und Strukturierung von Backoffice-Prozessen kann der Dienstleister in kürzester Zeit ein funktionierendes System schaffen, dass langfristig funktioniert. Alle Aufgaben gehen dabei Hand in Hand und sind perfekt aufeinander abgestimmt.
- Ein professioneller Dienstleister arbeitet zuverlässig und kann auch auf kurzfristige Änderungen schnell reagieren. Er übernimmt anfallende Aufgaben und ist für Mitarbeiter und Chefs jederzeit erreichbar.
- Durch sein Know-how kann der Dienstleister Prozesse optimieren, Kunden und Lieferanten kontaktieren und sich um alle anfallenden Aufgaben kümmern, obwohl er kein fester Bestandteil des Unternehmens ist.
Der genaue Aufgabenbereich eines Dienstleisters fürs Backoffice wird gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt. Auch Tätigkeiten in den Bereichen Personalmanagement, Marketing oder Buchhaltung können dazugehören. Wichtig ist, die Aufgaben im Vorfeld zu klären und einen festen Rahmen abzustecken. Dann können beide Seiten von einer Zusammenarbeit profitieren.
