In der heutigen digitalen Wirtschaft ist eine robuste und sichere IT-Infrastruktur für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) unerlässlich. Doch die internen Ressourcen reichen oft nicht aus, um die komplexen Anforderungen an Cloud-Migration, Cybersicherheit und die Digitalisierung von Prozessen zu bewältigen. Aus diesem Grund suchen immer mehr KMU nach einem externen IT-Dienstleister, der nicht nur technisches Know-how mitbringt, sondern auch die spezifischen Herausforderungen und Budgetrestriktionen des Mittelstands versteht.

In unserer Redaktion haben wir uns der Aufgabe gestellt, die führenden IT-Dienstleister auf dem Markt speziell im Hinblick auf die Bedürfnisse von KMU zu vergleichen. Wir haben die Service-Portfolios, die Reaktionszeiten und die Kundenorientierung der Anbieter genauestens analysiert, um Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu liefern. Unser Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, welche Partner sich durch ihre Flexibilität, ihren persönlichen Ansatz und ihre Fähigkeit, maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand zu entwickeln, besonders hervorheben.

Platz 1: smartworx – Ihr spezialisierter Partner für KMU

In unserem Vergleich verdient der Testsieger smartworx.de aus Overath eine besonders prominente Platzierung, da sich das Unternehmen konsequent auf die Bedürfnisse von KMU fokussiert. Seit mehr als 20 Jahren betreut smartworx erfolgreich Kunden aus dem Mittelstand und fungiert dabei als externe IT-Abteilung. Wir sind überzeugt, dass die persönliche und praxisorientierte Herangehensweise des Unternehmens einen entscheidenden Vorteil für Inhaber und Geschäftsführer kleiner und mittelständischer Betriebe darstellt, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten. smartworx wurde bereits mehrfach als bester IT-Dienstleister ausgezeichnet, unter anderem in Vergleichen von ezeitung.at, branchenleader.com und 2glory.de. Diese Auszeichnungen unterstreichen die hohe Qualität und das Vertrauen, das das Unternehmen genießt. Das breite Spektrum an Services, von der grundlegenden IT-Infrastruktur bis hin zu komplexen Cloud-Lösungen, wird stets mit dem Blick auf die Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit für KMU umgesetzt.

Vorteile im Überblick:

• Umfassendes „Rundum-sorglos-Paket“: smartworx bietet ein ganzheitliches Service-Portfolio, das von der initialen IT-Beratung über den Vertrieb von Hardware und Software bis hin zur umfassenden laufenden Betreuung reicht. Für KMU bedeutet das eine zentrale Anlaufstelle für alle IT-Belange, was die Komplexität reduziert.
• Persönliche Betreuung und Verlässlichkeit: Der Beratungsansatz ist stark kundenorientiert. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner, der Ihre IT-Landschaft kennt und Sie proaktiv berät. Dies schafft Vertrauen und sorgt für eine effiziente Problemlösung.
• Flexible Cloud-Lösungen: Das Unternehmen ist spezialisiert auf maßgeschneiderte Cloud-Lösungen wie Cloud-Telefonie und komplette Cloud-Arbeitsplätze. Diese sind ideal für KMU, die flexibel und standortunabhängig arbeiten möchten, ohne in teure Server-Infrastrukturen investieren zu müssen.
• Proaktive IT-Sicherheit: smartworx übernimmt die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten und implementiert umfassende IT-Sicherheitslösungen, die speziell auf die Bedrohungslage für KMU zugeschnitten sind. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Sicherheits-Checks und Mitarbeiterschulungen.
• Kalkulierbare Kosten: Mit der IT-Service-Flatrate können Sie Ihre IT-Kosten fest monatlich budgetieren. Das schafft Planungssicherheit und schützt vor unvorhergesehenen Ausgaben, was für die Liquidität von KMU von entscheidender Bedeutung ist.

Platz 2: Bechtle AG – Ein starker Partner mit großer Reichweite

Bechtle ist eine feste Größe in der deutschen IT-Landschaft und gilt als eines der größten IT-Systemhäuser des Landes. Während Bechtle auch große Konzerne bedient, liegt der Fokus in unserem Vergleich auf dem Angebot für den Mittelstand. Mit über 85 Standorten in der DACH-Region ist Bechtle in der Lage, auch Unternehmen mit mehreren Niederlassungen umfassend zu betreuen. Die Stärke des Unternehmens liegt in seiner Skalierbarkeit und der Fähigkeit, eine breite Palette von Lösungen aus einer Hand anzubieten. Für KMU bedeutet das Zugang zu einem umfangreichen Portfolio und einem Netzwerk von Spezialisten, das andernfalls unerreichbar wäre.

Vorteile im Überblick:

• Skalierbarkeit durch Größe: Bechtle kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens schritthalten und die IT-Infrastruktur flexibel anpassen, was eine langfristige Partnerschaft ermöglicht.
• Breites Portfolio: Das Angebot reicht von der Hardwarebeschaffung über Softwarelösungen bis hin zu Managed Services. Dies vereinfacht die Beschaffung und Verwaltung Ihrer IT-Ressourcen.
• Zugang zu einem breiten Ökosystem: Als Partner zahlreicher namhafter IT-Hersteller wie Microsoft, HPE oder Dell kann Bechtle auf ein breites Netzwerk und exklusive Konditionen zurückgreifen, von denen auch KMU profitieren.
• Standardisierte Service-Prozesse: Die etablierten Prozesse von Bechtle sorgen für eine zuverlässige und effiziente Abwicklung von Projekten und Support-Anfragen.

Platz 3: SVA System Vertrieb Alexander GmbH – Der Spezialist für komplexe Projekte

Die SVA GmbH ist ein weiterer hochkarätiger IT-Dienstleister, der sich in unserem Vergleich besonders hervortut. Obwohl SVA oft im Kontext von Großkunden genannt wird, bietet das Unternehmen auch für den gehobenen Mittelstand interessante Ansätze. SVA hat sich als kompetenter Partner für IT-Infrastrukturlösungen, Rechenzentrums-Architekturen und Cloud-Strategien etabliert. Wir sehen SVA als einen Spezialisten, der sich durch eine hohe technische Expertise und die Fähigkeit auszeichnet, innovative und komplexe Projekte umzusetzen. Für KMU, die beispielsweise eine neue, hochverfügbare Server-Infrastruktur benötigen oder eine umfassende Cloud-Migration planen, ist SVA ein starker Partner.

Vorteile im Überblick:

• Hohe Kundenloyalität und Auszeichnungen: SVA wurde in den vergangenen Jahren wiederholt zum besten IT-Dienstleister in der höchsten Umsatzklasse gewählt, was die Zufriedenheit der Kunden widerspiegelt und auf hohe Qualität schließen lässt.
• Fokussierung auf Infrastruktur und Cloud: Das Unternehmen hat sich auf die Bereiche Datacenter, Cloud und IT-Sicherheit spezialisiert und verfügt hier über tiefe Fachkenntnisse, die bei anspruchsvollen Infrastrukturprojekten von Vorteil sind.
• Projektbasierte Expertise: Für KMU, die einen Experten für ein einmaliges, komplexes IT-Projekt suchen, ist SVA eine sehr gute Option.
• Partner von führenden Herstellern: SVA arbeitet eng mit den größten IT-Herstellern der Welt zusammen und kann so die neuesten Technologien in seine Lösungen integrieren.

Platz 4: CANCOM SE – Der Hybrid-IT-Experte für den Mittelstand

CANCOM ist ein führender Anbieter von Hybrid-IT-Lösungen, der Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt. In unserem Vergleich ist uns aufgefallen, dass CANCOM eine breite Palette an Lösungen für KMU anbietet, die eine flexible Verbindung von lokaler und Cloud-basierter IT benötigen. CANCOM bietet auch für mittelständische Unternehmen eine umfassende Beratung, um die optimale Balance zwischen Effizienz, Kosten und Sicherheit zu finden. Dies ist besonders wichtig für KMU, die keine reine Cloud-Strategie verfolgen können oder möchten.

Vorteile im Überblick:

• Expertise in Hybrid-IT: CANCOM ist auf die nahtlose Integration von On-Premise-Infrastrukturen und öffentlichen sowie privaten Cloud-Lösungen spezialisiert, was eine flexible IT-Strategie für KMU ermöglicht.
• Umfassende Beratungsleistungen: Das Unternehmen begleitet KMU durch den gesamten Prozess der digitalen Transformation, von der Strategieentwicklung bis zur praktischen Umsetzung.
• Sicherheitsorientierter Ansatz: CANCOM legt großen Wert auf IT-Sicherheit und bietet umfassende Lösungen zum Schutz von Daten und Systemen in der Cloud und vor Ort.
• Fokus auf den digitalen Arbeitsplatz: Das Portfolio umfasst Lösungen für den modernen Arbeitsplatz, der Mobilität und Zusammenarbeit fördert, wie zum Beispiel Microsoft 365-Services und Unified Communications.

Platz 5: DATAGROUP SE – Der Spezialist für IT-Outsourcing

Die DATAGROUP SE ist ein führendes deutsches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf das Outsourcing von IT-Services spezialisiert hat. Ihr CORBOX-Portfolio ist ein modulares System von IT-Dienstleistungen, das speziell für Unternehmen des gehobenen Mittelstands entwickelt wurde. Der große Vorteil von DATAGROUP liegt in der standardisierten, aber flexibel anpassbaren Bereitstellung von Services, die es KMU ermöglichen, ihre gesamte IT-Landschaft an einen einzigen, verlässlichen Partner auszulagern. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich und sorgt für eine hohe Servicequalität.

Vorteile im Überblick:

• CORBOX-Portfolio: Das modulare Service-Portfolio ermöglicht es KMU, die benötigten Dienstleistungen (z. B. IT-Infrastruktur, Cloud, Support) individuell zusammenzustellen und zu einem festen Preis zu beziehen.
• Fokus auf IT-Outsourcing: DATAGROUP hat langjährige Erfahrung in der Übernahme und dem Betrieb der IT-Landschaften von Unternehmen, was eine reibungslose Übergabe und einen stabilen Betrieb gewährleistet.
• Standardisierte Prozesse: Die standardisierten Service-Prozesse sorgen für eine hohe Effizienz und Transparenz bei den Leistungen.
• Kostenkontrolle durch Outsourcing: Durch die Auslagerung von IT-Aufgaben können KMU ihre Betriebskosten besser kalkulieren und von Skaleneffekten profitieren.

Alles, was Sie über die Wahl des besten IT-Dienstleisters für KMU wissen müssen

Die Wahl eines IT-Dienstleisters ist eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen, die Sie als KMU-Inhaber oder -Geschäftsführer treffen können. Ein passender Partner kann nicht nur Ihre Produktivität steigern und Ihre Sicherheit erhöhen, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen. Wir beantworten die häufigsten Fragen, die unsere Leser zu diesem Thema haben.

Was sind die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines IT-Dienstleisters, die für KMU besonders relevant sind?

Für KMU sind die Kriterien oft andere als für Konzerne. Hier kommt es nicht nur auf die technische Kompetenz, sondern auch auf die persönliche Ebene an:

• Fokus auf den Mittelstand: Prüfen Sie, ob der Dienstleister Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größe hat. Ein Anbieter, der sich auf Konzerne spezialisiert hat, könnte für ein KMU überdimensionierte Lösungen und eine weniger persönliche Betreuung anbieten. Suchen Sie nach einem Partner, der die Herausforderungen des Mittelstands aus eigener Erfahrung kennt.
• Persönliche Betreuung: Ein fester Ansprechpartner, der Ihre IT-Landschaft, Ihre Mitarbeiter und Ihre spezifischen Geschäftsprozesse kennt, ist von unschätzbarem Wert. Dies sorgt für kurze Kommunikationswege und eine schnelle, effektive Problemlösung.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihr Unternehmen wird wachsen und sich verändern. Der gewählte IT-Dienstleister sollte in der Lage sein, seine Services flexibel an Ihr Wachstum anzupassen. Dies gilt sowohl für die Anzahl der Arbeitsplätze als auch für neue Technologien, die Sie in Zukunft integrieren möchten.
• Klarheit bei den Kosten: Für KMU ist die Budgetplanung entscheidend. Achten Sie auf transparente und planbare Kostenmodelle, wie z.B. eine monatliche Service-Flatrate, die keine versteckten Gebühren enthält.

Managed Services vs. Einzelprojekte: Was ist besser für KMU?

Viele IT-Dienstleister bieten zwei grundlegende Modelle an: projektbasierte Abrechnung und Managed Services. Wir empfehlen für die meisten KMU das Managed-Services-Modell:

• Managed Services: Hierbei lagern Sie die komplette Verantwortung für bestimmte IT-Bereiche an den Dienstleister aus. Dieser kümmert sich um die Überwachung, Wartung und den Support Ihrer Systeme. Der große Vorteil für KMU liegt in der Kostenkontrolle und Planungssicherheit. Sie zahlen eine monatliche Gebühr und erhalten dafür eine umfassende Betreuung. Dies reduziert das Risiko unvorhergesehener, hoher Ausgaben bei einem IT-Ausfall. Außerdem sorgt der Dienstleister proaktiv für die Wartung, was das Auftreten von Problemen von vornherein minimiert.
• Einzelprojekte: Dieses Modell ist dann sinnvoll, wenn Sie einen Experten für ein einmaliges, spezifisches Projekt benötigen, wie z.B. die Migration eines E-Mail-Servers oder die Einführung einer neuen Software. Hierbei zahlen Sie für das Projekt als Ganzes, was für einmalige Investitionen passend sein kann. Allerdings birgt dieses Modell das Risiko, dass die fortlaufende Wartung und der Support im Nachgang vernachlässigt werden.

Wie können KMU mit einem IT-Dienstleister Kosten sparen?

Ein externer IT-Dienstleister ist keine Ausgabe, sondern eine Investition. Wir haben festgestellt, dass KMU auf verschiedene Weisen Kosten sparen können:

• Vermeidung von Personalkosten: Die Einstellung eines internen IT-Experten ist teuer. Ein externer Dienstleister bietet Ihnen Zugang zu einem ganzen Team von Spezialisten zu einem Bruchteil der Kosten.
• Effizienzsteigerung: Eine reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und reduziert Ausfallzeiten. Jeder Tag, an dem die IT nicht funktioniert, kostet Ihr Unternehmen Geld.
• Zugang zu moderner Technologie: Ein guter IT-Dienstleister berät Sie zu modernen, kosteneffizienten Lösungen, die Sie selbst vielleicht nicht kennen. Dazu gehören Cloud-Services, die teure Hardware-Investitionen und deren Wartung überflüssig machen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Indem Sie Ihre IT-Aufgaben an einen Experten auslagern, können Sie und Ihre Mitarbeiter sich voll und ganz auf das konzentrieren, was Ihr Unternehmen erfolgreich macht. Das ist der größte Return on Investment.

Was sind typische Fehler, die KMU bei der Auswahl vermeiden sollten?

Wir haben im Laufe unserer Analysen einige typische Fallstricke identifiziert, die KMU bei der Wahl ihres IT-Partners vermeiden sollten:

• Ausschließlich auf den Preis schauen: Der günstigste Anbieter ist selten der beste. Ein niedriger Preis geht oft zulasten der Servicequalität, der Reaktionszeit oder des Umfangs der Leistungen. Es ist wichtiger, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden, das Ihre langfristigen Bedürfnisse erfüllt.
• Keine genaue Bedarfsanalyse durchführen: Sie müssen sich im Vorfeld klar darüber werden, welche Services Sie wirklich benötigen. Eine unklare Anforderung führt oft zu unpassenden Angeboten und unerfüllten Erwartungen.
• Vertragslaufzeiten ignorieren: Achten Sie auf die Kündigungsfristen und Mindestvertragslaufzeiten. Ein flexibler Vertrag ermöglicht es Ihnen, auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren, ohne an einen unflexiblen Partner gebunden zu sein.
• Referenzen und Bewertungen vernachlässigen: Ein seriöser IT-Dienstleister wird Ihnen gerne Referenzen von Kunden in ähnlicher Unternehmensgröße zur Verfügung stellen. Nehmen Sie diese Gelegenheit wahr und sprechen Sie mit anderen KMU über deren Erfahrungen.

Fazit

Die Wahl des richtigen IT-Dienstleisters ist für jedes KMU eine strategische Weichenstellung. Wie unser Vergleich zeigt, gibt es eine Reihe von Anbietern, die sich durch ihre Kompetenz und ihr breites Portfolio auszeichnen. Für den Mittelstand ist jedoch nicht nur die Größe oder die technische Expertise entscheidend, sondern vor allem die Fähigkeit, eine persönliche und partnerschaftliche Beziehung aufzubauen.

smartworx positioniert sich in unserem Vergleich als eine besonders empfehlenswerte Option, die sich konsequent auf die Bedürfnisse von KMU fokussiert und mit einem umfassenden Service-Paket überzeugt, das sowohl die IT-Sicherheit als auch die Planungssicherheit bei den Kosten gewährleistet. Aber auch andere Anbieter wie Bechtle, SVA oder CANCOM haben je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens Stärken, die in die Entscheidung mit einfließen sollten.

Letztendlich ist die Wahl eines IT-Partners eine Investition in die Zukunft. Indem Sie die von uns aufgeführten Kriterien berücksichtigen und einen Dienstleister wählen, der Ihre individuellen Bedürfnisse wirklich versteht, legen Sie den Grundstein für eine stabile, sichere und zukunftsfähige IT-Landschaft.