Die Digitalisierung hat große Auswirkungen auf viele verschiedene Branchen und macht auch vor HR nicht halt. Unternehmen müssen sämtliche Prozesse effizienter und flexibler gestalten, um langfristig wettbewerbsfähig bleiben zu können. Da es sich bei der Personalabteilung um das Herzstück eines Unternehmens handelt, spielen Effizienzgewinne aufgrund von digitalisierten Prozessen hier eine besonders wichtige Rolle.
HR-Prozesse digital abbilden
Die Personalabteilung kümmert sich unter anderem um die Arbeitszeiterfassung, die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie um strategische Aufgaben, wie die Einstellung und die Weiterentwicklung von Mitarbeitern. Viele Unternehmen setzen immer noch auf traditionelle Personalakten aus Papier. Papierbasierte Dokumente erfordern allerdings ein physisches Lager und verursachen auf diese Weise höhere Kosten. Zudem führt eine mangelhafte Digitalisierung dazu, dass viele Prozesse manuell durchgeführt werden, was sich negativ auf die Effizienz auswirkt und die Fehleranfälligkeit entsprechend erhöht. Insbesondere Routineaufgaben sollten daher durch digitale Prozesse ersetzt werden. Um bereits bestehende HR-Prozesse in Zukunft digital abzuwickeln, sollte ermittelt werden, welche Prozesse sich besonders leicht digitalisieren lassen. Dabei spielt auch eine Rolle, wie hoch die Effizienzgewinne aller Voraussicht nach ausfallen werden.
Sicherheit und Datenschutz
In der Personalabteilung wird in der Regel mit sensiblen Daten gearbeitet, die einen ausreichenden Schutz erfordern. Der Gesetzgeber gibt mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Personenbezogene Daten dürfen nur mit der Zustimmung der Betroffenen verarbeitet werden und müssen zweckgebunden sein. Die Einführung von elektronischen Personalakten ist daher mit gewissen Herausforderungen verbunden. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeiter Zugang zu den jeweiligen Datensätzen haben. Das lässt sich über Zugangskontrollen und eine Authentifizierung bei der Anmeldung umsetzen. Weiterhin müssen die Daten verschlüsselt werden, damit unbefugte Dritte diese nicht abgreifen können. Es ist empfehlenswert, Mitarbeiter im Rahmen von Schulungen und Weiterbildungen auf die Wichtigkeit eines umfassenden Datenschutzes aufmerksam zu machen.
Welche Rolle PDFs in HR spielen
Bei der Digitalisierung der Personalabteilung nehmen PDFs einen besonderen Stellenwert ein. Ein großer Vorteil besteht darin, dass sich die Darstellung der Inhalte bei PDFs nicht verändert, auch wenn sie von einem anderen Gerät abgerufen werden. Die Inhalte sind somit auch auf einem Smartphone oder einem Tablet gut lesbar. Dabei nehmen PDFs nicht viel Speicherplatz in Anspruch. Außerdem kann das Dateiformat nicht ohne Weiteres bearbeitet werden, wie es beispielsweise bei einem Word-Dokument der Fall ist. Es gibt im Internet einige Tools, die eine unkomplizierte Erstellung von PDF-Dateien ermöglichen. Hierzu zählt unter anderem der Smallpdf JPG Converter, über den Nutzer JPGs in PDFs umwandeln können. Hierfür fallen keine Kosten an und es muss nichts heruntergeladen werden.
