Arbeitszeiterfassung ist längst kein reines Administrationsthema mehr, denn spätestens mit der stärkeren Verbreitung von Homeoffice, Gleitzeit und Projektarbeit hängt so viel mehr daran: ob Teams fair planen, ob Überstunden sichtbar werden und ob Führungskräfte überhaupt belastbare Kapazitätsdaten haben. Wenn es dann zu Konflikten kommt, sind diese in der Regel nicht wegen der Technik zu lösen, sondern wegen unklarer Regeln.
Was zählt als Arbeitszeit, wo sind Grauzonen?
Diese Begriffe müssen vor einer Einführung oder auch nur einer Veränderung des Prozesses im Unternehmen gleichmäßig gebraucht werden. In der Praxis sind es vor allem diese Fragen: Wann beginnt die Arbeitszeit, wann endet sie, wann wird Unterbrechung notiert? Hierin liegt ein häufiger Streitpunkt, weil Pausen im Alltag oft „mitlaufen“, formal aber eben nicht. Das gilt auch für kurze Unterbrechungen durch private Telefonate, Pakete, die im Homeoffice angenommen werden müssen und anderes. Nirgends regelt sich das besser als durch klare Regeln! Reisezeiten stellen ein weiteres umstrittenes Feld dar. Ob es sich nun um Fahrten in die Firma, Fahrten zu Kunden oder um Dienstreisen handelt, jeder Reisende wird hier seine eigenen Wertungen haben. HR sollte dazu ein stabiles und der Tätigkeit angemessenes internes Regelwerk aufbauen, das für alle transparent ist. Ähnlich ist es mit der Rufbereitschaft. Hier wird oft vermischt, was Bereitschaft ist und was tatsächlich Arbeitsleistung, sobald die Bereitschaft endet und ein Einsatz erfolgt. Wer das sauber trennt, bekommt auch die Zeiterfassung später sauber hin.
Prozesse und Zuständigkeiten
Wo es im Alltag zwickt, liegt es selten am fehlenden Knöpfchen, sondern an unklaren Zuständigkeiten. HR sollte klären, wer das Arbeitszeitentracking übernimmt, wer es freigibt, und wie Korrekturen festgehalten werden. Eine gute Idee ist eine klare Rollenverteilung: Mitarbeitende erfassen, Führungskraft prüft plausibel, HR legt Regeln fest und prüft Stichproben, Payroll wickelt ab. So bleibt das Haftungsrisiko verteilt und niemand muss alles allein tragen.
Wichtig ist, dass das System interne Regeln abbildet, etwa Pausenabzug, Gleitzeitrahmen, Schichtmodelle, Zuschläge.
Korrekturen brauchen eine saubere Spur. Wenn Zeiten nachträglich verändert werden, muss nachvollziehbar sein, wer wann was geändert hat. Das schützt die Mitarbeitenden, Führungskräfte und HR. Gleichzeitig muss der Prozess pragmatisch bleiben. Wenn jede kleine Korrektur ein Ticket braucht, weichen die Teams in Schattenlösungen aus. Im Umgang mit Arbeitszeitregeln ist es sinnvoll, eine Regel zu schaffen, ab wann man Begründungen einfordert, etwa bei nachträglichen Änderungen außerhalb eines kurzen Zeitfensters.
Modelle abdecken
Die meisten Unternehmen haben nicht „das eine“ Arbeitszeitmodell. Eine Abteilung arbeitet im Schichtbetrieb, die andere in Gleitzeit, ein Team im Außendienst, ein weiteres projektbasiert. HR sollte deshalb nicht versuchen, alles über eine eine Regel zu pressen, sondern einen gemeinsamen Kern definieren und Modelle drumherum spinnen.
Bei Gleitzeit ist Transparenz entscheidend: Welche Kernzeiten gelten, wie werden Plusstunden begrenzt und wie ist der Abbau geplant? Fallen diese Leitplanken weg, entsteht schnell ein über Monate anwachsendes Überstundenkonto. Bei Schichtarbeit ist die richtige Abbildung von Wechseln, Zuschlägen und Pausen wichtig, weil sich kleine Fehler schnell direkt im Geld und in der Stimmung zeigen.
Homeoffice bringt seine eigenen Stolpersteine mit sich. Viele Beschäftigte arbeiten in kurzen Häppchen, unterbrochen von Alltagspflichten. Das kann funktionieren, wenn die Regeln klar sind: Wie wird mit Unterbrechungen umgegangen, wie mit der Erreichbarkeit, wie wird verhindert, dass die Arbeitszeit unbemerkt ins Abendprogramm rutscht? Den Führungskräften hier einfache Leitlinien an die Hand zu geben, die sie im Team immer wiederholen können, ist wichtig, sonst wird Zeiterfassung als Kontrolle statt als Schutz wahrgenommen werden.
Projektarbeit erfordert zudem eine strikte Trennung zwischen Arbeitszeit und Leistungserfassung. Zeiten sind rechtlich und organisatorisch relevant, Projekte dienen der Kalkulation und Steuerung. Wer beides vermischt, verärgert die Teams, wer beides trennt, kann trotzdem Schnittstellen schaffen, etwa durch eine optionale Projektzuordnung, ohne dass die Arbeitszeitdefinition davon abhängt.
