HR-Software ist mehr als ein Beschleuniger für alltägliche Prozesse im Unternehmen. Sie stellt die Grundlage für eine nachvollziehbare Mitarbeiterentwicklung und für Entscheidungen, die auf belastbaren Daten fußen, dar. Der Umfang der Software muss jedoch auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst sein.
Darum ist HR-Software für jedes Unternehmen wichtig
Alltägliche Verwaltungsaufgaben, digitale Personalakten, Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und viele weitere Aspekte des Personalwesens müssen in Unternehmen jedweder Größe gemeistert werden. Um konsistente Abläufe zu gewährleisten, und dabei die Rechtskräftigkeit von Entscheidungen sicherzustellen, ist eine einfache HR-Software für das Personalmanagement essenziell. Selbst kleine Unternehmen kommen schon bald an den Punkt, an dem schlichte Excel-Tabellen zur Personalverwaltung nicht mehr ausreichend sind. Die anfänglich zeit- und kostensparende Variante ist spätestens bei der Einstellung weiterer Mitarbeiter alles andere als das. Es kostet viel Zeit und Mühe, solche Tabellen zu pflegen und daraus belastbare Auswertungen zu erstellen.
Eine moderne HR-Software digitalisiert einen Großteil der Prozesse und spart durch automatisierte Abläufe sehr viel Zeit. Diese Vorteile werden deutlich:
- zentrale Verwaltung von Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Mitarbeiterentwicklung
- Reduzierung von Fehlerquellen
- Zeitgewinn für die Erledigung strategischer Aufgaben
- modularer Aufbau der Softwares erlaubt individuelle Anpassung
- Nutzung der Cloud möglich
- DSGVO-konform
Kernfunktionen der HR-Software
Eine HR-Software bietet nicht nur die Möglichkeit, die Personalverwaltung auf einfachem Wege vorzunehmen: Vielmehr werden sämtliche Personalprozesse effizient und transparent gestaltet. Zu den wichtigsten Funktionen der HR-Software gehören:
- digitale Verwaltung der Mitarbeiter
- Urlaubsplanung und Abwesenheitsmanagement
- Zeiterfassung
- Auswertung der Arbeitszeiten
- Bewerbermanagement
- On- und Offboarding
- Performancemanagement
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
Rechtssicherheit dank HR-Software im Unternehmen
Compliance- und HR-Softwares sind ein perfektes Team, denn sie schützen Unternehmen vor rechtlichen Risiken. Während die HR-Software die Grundlage für das Personalmanagement darstellt und dazu beiträgt, rechtliche Vorgaben einzuhalten, setzt die Compliance-Software auf die Einhaltung geltender Gesetze wie dem Arbeits- und Datenschutzrecht. Auch interne Richtlinien und Kodizes werden berücksichtigt. Die Software übernimmt darüber hinaus Risikoanalysen und stellt sicher, dass Genehmigungen, Meldungen und weitere Pflichtmaßnahmen konsequent umgesetzt werden. Werden beide Softwares kombiniert, sind lückenlose Dokumentationen und transparente Workflows ebenso sicher wie die Nachweisbarkeit der Einhaltung rechtlicher Bestimmungen. Die HR-Software ist daher ebenso ein Muss wie die Compliance-Software, wenn eine nachhaltigere und rechtssichere Unternehmensführung sichergestellt werden soll.
Typische Fallstricke bei der Implementierung einer HR-Software im Unternehmen
Sicher, die HR-Software muss funktionell zum Unternehmen passen. Doch häufig wird der Fehler gemacht, die Auswahl der Software sowie ihre Implementierung allein nach den Gesichtspunkten der Funktionen vorzunehmen. Wichtig sind die eigentlichen Herausforderungen, die zu meistern sind. Dies gilt vor allem im Hinblick auf die Einführung einer KI: Sie gilt nicht selten als Beleg für die Innovationskraft des Unternehmens, doch ihr tatsächlicher Nutzen bleibt im Dunkeln. Die Anschaffung zu komplexer Lösungen, die dann auch entsprechend kostenintensiver sind, ist einer der häufigsten Fallstricke. Doch auch diese Fehler sollten vermieden werden:
- Entscheidung für eine Software aufgrund von Annahmen statt basierend auf tatsächlichem Bedarf (Entscheidungen werden auf Führungsebene getroffen, ohne dass die Anwender um ein Feedback gebeten werden)
- fehlende Transparenz der Prozesse
- fehlende Einarbeitung der Anwender
- direkter Einstieg in das komplette Programm statt anfänglicher Nutzung einzelner Bausteine
- keine Erfolgsmessung
- keine Einbindung der Stakeholder
Insgesamt ist klar, dass eine optimierte HR-Software die Basis für den Erfolg eines Unternehmens ist und Skalierbarkeit sowie Erfolgskontrolle ermöglicht. Dies gilt jedoch nur, wenn zum einen die in Bezug auf die Ausstattung passende Software gewählt wird und diese zum anderen nicht nur implementiert, sondern auch inhaltlich im Unternehmen eingeführt wird.
