Wer ein eigenes Business hat, der sollte über eine professionelle E-Mail-Adresse nachdenken. Es bringt viele Vorteile mit sich, vor Geschäftspartnern nicht als Privatperson, sondern als Business aufzutreten. Vor allem für kleinere Unternehmen ist das wichtig. Zusätzlich bringt eine professionelle E-Mail im Arbeitsalltag oftmals eine Menge Zeitersparnis mit sich.
Wie eine professionelle E-Mail den Arbeitsalltag erleichtert
Eine professionelle Email macht den Arbeitsalltag effizienter. Das hat vor allem einen Grund: Die meisten Anbieter von Business-Mail-Programmen vereinen Mail- und Organisationsprogramme in nur einer App.
Neben der Möglichkeit, Mails zu empfangen und Mails zu schreiben, ist es auch möglich, einen Kalender mit mehreren Mitarbeitern zu teilen. Hier können alle Termine eingetragen werden, sodass jeder Mitarbeiter jederzeit informiert ist, welche Aufgaben und Meetings wann anstehen. Je nach Aufgabenfeld und Tätigkeit können Berechtigungen und Zugriffe für jeden Mitarbeiter einzeln erteilt werden. Bei größeren Unternehmen ist es auch möglich, für jede Abteilung eine einzelne Gruppe zu erstellen, in der sie sich intern separat organisieren kann.
Kleines oder neues Business? Seriosität mit professioneller E-Mail stärken
Wer gerade neu gründet, denkt meist nicht als erstes an eine professionelle E-Mail-Adresse. Die Gründung selbst, sowie die Finanzierung des Projekts und die Einstellung von Mitarbeitern steht häufig an erster Stelle. Die schnelle Einrichtung einer Business-Mail kann sich aber vor allem bei Neugründungen lohnen.
Besonders für kleine Unternehmen oder Start Ups ist es wichtig, direkt beim ersten Kontakt zu Kunden oder potenziellen Neukunden seriös aufzutreten. Das sollte bestmöglich mit dem Firmennamen passieren. Mit einer privaten Mailadresse, in der der Firmenname nicht erkennbar ist, sind weniger Erfolge zu erwarten. Mails werden eher beachtet, wenn sie von einem Unternehmensaccount kommen. Denn ein großer Vorteil ist: Es ist für den Empfänger noch vor dem Öffnen der Mail erkennbar, wer einen gerade anschreibt – und dass es sich hierbei um ein Unternehmen handelt. E-Mails von Privatpersonen finden schlichtweg oft weniger Beachtung.
Datenschutzgesetze, Verschlüsselung und Sicherheit
Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails in professionellen Programmen ist die Sicherheit von Daten und die Einhaltung der Datenschutzgesetze (DSGVO, HIPAA, CCPA) garantiert.
Zusätzlich können mit professionellen E-Mails Spam-Filter nach eigenen Kriterien festgelegt werden. Der Versand von E-Mails erfolgt verschlüsselt, sodass niemand Fremdes sensible Daten abgreifen kann. Da heutzutage bis zu 90 Prozent der Cyberangriffe durch E-Mails beginnen, ist es besonders wichtig, diese abzuwehren. Nicht nur eine erhöhte Effizienz bei der Arbeit, sondern auch eine verbesserte Sicherheit ist somit gewährleistet.
Zugriff von überall: Alle Geräte einfach synchronisieren
Egal ob im Web, auf dem Desktop oder einem Mobilgerät. Professionelle E-Mail-Programme funktionieren auf allen Geräten. Somit ist der Zugriff auf jedem Endgerät – für Führungsetage und Mitarbeiter – einfach möglich. Auch laufen sie problemlos auf allen gängigen Betriebssystemen wie Android, iPhone, Windows, macOS und Linux. Außerdem funktionieren die meisten professionellen E-Mails auch in Kombination mit den gängigen E-Mail-Anbietern.
Catch-all-Adressen: Fehlerhafte Mails abfangen
Um sicherzugehen, dass garantiert jede Mail ankommt, halten professionelle E-Mail-Programme oft noch ein weiteres spannendes Gadget bereit.
Mit sogenannten Catch-all-Adressen ist es möglich, auch Mails zu empfangen, in die sich versehentlich ein Tippfehler eingeschlichen hat. Diese fangen auch Mails ab, bei denen der spezifische Name vor dem @-Zeichen nicht existiert, weil er fehlerhaft geschrieben wurde. Ein fiktives Beispiel: info@unternehmen-xy.de ist die richtige E-Mail, versehentlich wurde geschrieben innfo@unternehmen-xy.de. Die Mail kann trotzdem zugestellt werden.
Mails, die sonst nie zugestellt werden könnten, kommen so doch noch beim Empfänger an. Das ist ein wichtiger Vorteil, um nicht durch einen doofen Zufall eine wichtige Nachricht zu verpassen. Manchmal führen Catch-all-Adressen jedoch auch zu einem erhöhten Spamaufkommen, wenn E-Mails zugestellt werden, die eigentlich gar nicht für das eigene Unternehmen gedacht waren. Daher ist es empfehlenswert, diese Mails in einem separaten Postfach zu sammeln. Die Funktion kann in den Einstellungen des E-Mail-Anbieters jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.
