Wichtige Online-Tools für das Arbeiten im Homeoffice

Das Arbeiten im Homeoffice hat sich zu einem verbreiteten und beliebten Arbeitsmodell entwickelt. Es gibt viele Tätigkeiten, die ebenso gut von daheim wie vom Büro aus erledigt werden können. Hinzu kommen die Vorteile für Mitarbeiter. Viele Menschen bevorzugen die Flexibilität, die das heimische Büro mit sich bringt und wissen die Zeitersparnis durch den wegfallenden Arbeitsweg zu schätzen. 

Damit das Arbeiten von zu Hause effizient und reibungslos funktioniert, bedarf es einiger Vorbereitung. Neben dem Einrichten eines ordentlichen Arbeitsplatzes können einige nützliche Online-Tools auf dem Rechner installiert werden. Von einer optimalen Kommunikation zwischen Teammitgliedern bis hin zu Hilfen für konzentriertes Arbeiten ist die Spanne groß. 

1. Online-Tools für fehlerfreie Texte

Sei es eine E-Mail an den Kunden, eine Ausarbeitung für Projektbewilligungen oder einfach die Zusammenfassung der wöchentlichen Meetings – das Verfassen von Texten ist meist fester Bestandteil bei der Arbeit im Homeoffice. Damit sich hier keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen, lohnt es sich, die Texte kurz online überprüfen zu lassen. Hierfür bieten sich folgende Tools an: 

• QuillBot: Neben einer zuverlässigen Prüfung der Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung bietet QuillBot einige weitere praktische Funktionen. Wenn einem beispielsweise gerade nicht die richtigen Worte einfallen, kann man die Texte umschreiben lassen.
• LanguageTool: Hierbei handelt es sich um ein weiteres Programm zur Fehlerprüfung. Schnell und einfach wird der Text online in das markierte Feld eingegeben, damit das Tool innerhalb von Sekunden die Fehler anzeigt. 

2. Online-Tools für eine reibungslose Kommunikation

Im Büro muss man sich kaum Gedanken über den Austausch untereinander machen. Bei Problemen wird einfach der Kollege am Schreibtisch nebenan gefragt und wichtige Angelegenheiten in der Dienstbesprechung geklärt. Die Kommunikation muss allerdings nicht auf der Strecke bleiben, nur weil sich die einzelnen Mitarbeiter nicht im gleichen Gebäude befinden.

Es gibt zahlreiche Online-Tools für Chats und Videokonferenzen, die einen einfachen Austausch ermöglichen. Zu den beliebtesten gehören die folgenden: 

• Skype: Dieses von Microsoft entwickelte Online-Tool ist komplett kostenfrei. Über Skype können Einzelchats sowie Gruppenchats erfolgen und Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern organisiert werden. Natürlich kann das Video auch ausgeschaltet werden, wenn nur ein Anruf gewünscht ist. Zudem können innerhalb der Videokonferenzen Nachrichten versendet werden. 
• Zoom: Genau wie Skype bietet auch Zoom eine Chat- und Videokonferenz-Funktion. Von vielen Nutzern wird die Ton- und Bildqualität positiv hervorgehoben. Nachteilig ist, dass das Zeitlimit für Gruppenmeetings bei der kostenlosen Variante auf 40 Minuten begrenzt ist. 
• Microsoft Teams: Microsoft Teams geht noch einen Schritt weiter. Neben Chat und Videokonferenzen ist es bei diesem Online-Tool möglich, Besprechungen via Terminkalender zu organisieren und zusammen an Dateien zu arbeiten. 

3. Online-Tools für kooperatives Arbeiten an Dateien

Je nach Arbeitsbereich ist es erforderlich, dass verschiedene Mitarbeiter an denselben Dokumenten arbeiten müssen. Für das Arbeiten im Homeoffice ist es besonders wichtig, dass dabei der Datenschutz gewahrt wird und die Dateien in Echtzeit synchronisiert werden. Diese Online-Tools bieten sich dafür an: 

• Dropbox: Bei der Dropbox können Dateien in der Cloud gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter können die Dateien bearbeiten, ohne dass diese auf den eigenen Rechner heruntergeladen werden müssen. 
• OneDrive: Dieser Cloud-Speicher wurde von Microsoft eingeführt und ermöglicht ebenfalls das gemeinsame, ortsunabhängige Arbeiten an Dokumenten. 
• Google Drive: Google Drive ist ein weiterer beliebter Online-Speicher, der sich hinsichtlich der Funktionen kaum von OneDrive unterscheidet. 

4. Online-Tools für konzentriertes Arbeiten

Manche sind beim Arbeiten im Homeoffice wesentlich produktiver. Ohne Kollegen zum Plaudern und Hintergrundgeräusche fällt es leichter, sich zu konzentrieren. Für andere hingegen ist es eine größere Hürde, sich nicht von Haushalt, Smartphone oder anderen Dingen ablenken zu lassen. Auch bei diesem Problem gibt es nützliche Online-Tools, die helfen können. 

• Website-Blocker: Beim Arbeiten am Rechner kann es schnell passieren, dass man unüberlegt auf Social Media oder eine andere Website geht und sich im Lesen verliert. Das Online-Tool „Freedom“ kann genau hier entgegenwirken. Für einen gewünschten Zeitraum können bestimmte oder direkt alle Seiten im Netz gesperrt werden. 
• Pause-Management: Konzentriert zu arbeiten klappt in der Regel nicht 8 Stunden am Stück. Das viele Sitzen und Starren auf den Bildschirm ist irgendwann ermüdend. Regelmäßige, aktive Pausen helfen, wieder neue Energie zu tanken. „Stretchly“ oder „Time out“ sind zwei Online-Tools, die einen daran erinnern, Pausen einzulegen. 
• Musik: Vermutlich werden die meisten von lauter Musik mit Gesang eher abgelenkt. Allerdings gibt es auch sanfte Melodien, die dabei helfen sollen, sich besser zu konzentrieren. Einen Versuch ist es allemal wert. „Noisly“ und „focus@will“ bieten solche Musik an.

5. Managen der Passwörter

Arbeiten im Homeoffice geht zwangsläufig mit der Eingabe von Passwörtern einher – sei es für E-Mail-Accounts, Cloud-Speicher, Kommunikationstools oder andere Anwendungen. Mit dem bekannten Risiko von Cyberkriminalität sollte keinesfalls überall das gleiche Passwort eingegeben werden. Zudem besteht ein sicheres Passwort aus einer beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen und Zeichen und sollte mindestens acht Zeichen lang sein. 

Nur die wenigsten Menschen sind wohl in der Lage, sich mehrere solcher Passwörter zu merken. Daher empfiehlt sich die Nutzung eines Passwort-Managers, der alle Passwörter sicher verwaltet und abrufbar macht. Gute Online-Tools sind unter anderem diese: 

• Keepass
• 1Password
• LastPass

5. To-Do-Listen

Es gibt oft einige Punkte, die an einem Tag oder innerhalb der Woche im Homeoffice abgearbeitet werden müssen. Nicht alle davon gehören in einen gemeinsamen Team-Kalender. Wer ein Freund davon ist, persönliche To-Do-Listen anzulegen, kann auf diese nützlichen Online-Tools zurückgreifen: 

• Elisi von Microsoft
• Any.do
• Todoist

Fazit

Wie dieser Artikel zeigt, gibt es viele nützliche Tools, die das Arbeiten im Homeoffice sowohl angenehmer als auch effizienter gestalten. Einige dieser Anwendungen können ganz individuell ausgesucht werden, wie zum Beispiel Musik-Tools und Apps zum Erstellen von To-Do-Listen. Bei anderen Programmen ist es hingegen entscheidend, welche im Team genutzt werden. 

Wenn die wöchentlichen Teamsitzungen via Microsoft Teams abgehalten werden, kommt man nicht weit, wenn nur Skype installiert ist. Hierbei ist es ideal, ein Online-Tool zu finden, das der Mehrheit der Mitarbeiter zusagt. 

Natürlich sind die genannten Tools aber nur ein Hilfsmittel, das unterstützend agiert. Im Endeffekt kommt es auf eine motivierte Grundhaltung an, um auch abseits von Vorgesetzten und Kollegen die gewünschte Leistung zu erbringen.