Ob durch Remote Work, Home Office, Urlaub oder Krankheit – in vielen Unternehmen bleiben Büroflächen und Arbeitsplätze ungenutzt. Desk Sharing soll hier Abhilfe schaffen und eine bessere Auslastung der Arbeitsplätze im Büroalltag ermöglichen.
Beim Konzept Desk Sharing handelt es sich um ein flexibles und modernes Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende kein zugeordnetes Büro oder einen festen Schreibtisch haben.
Stattdessen können sie jeden Tag entscheiden, an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten wollen, indem sie entweder einen Platz reservieren oder einfach arbeiten, wo gerade ein Schreibtisch frei ist.
Verschiedene Varianten des Desk Sharing
Wie die freien Arbeitsplätze aufgeteilt werden, kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden:
Hot Desking
Die bekannteste Variante des Desk Sharing, die auch als „Hot Desking“ bezeichnet wird, funktioniert nach dem Windhundprinzip: Wer zuerst da ist, bekommt den Arbeitsplatz.
Alle freien Arbeitsplätze können von allen Mitarbeitenden genutzt werden.
Desk Booking
Organisierter geht es mit der Variante des Desk Booking zu – hier können Mitarbeitende die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen über eine App oder Software einsehen und im Voraus einen Platz buchen.
Besonders in größeren Unternehmen kann dieses System helfen, die Koordination der Arbeitsplatzverteilung zu vereinfachen und Konflikte zu minimieren.
Rotierende Arbeitsplätze
Ein weiteres beliebtes Modell ist die Rotation der Arbeitsplätze, die besonders gut bei Schichtarbeit funktioniert.
Angestellte teilen sich bei diesem Ansatz einen Arbeitsplatz und nutzen diesen in Rotation. Auch wenn mehrere Kollegen regelmäßig von zuhause arbeiten, kann dieses System sinnvoll sein.
Vorteile von Desk Sharing: Optimierung der Büroflächen
Einer der größten Vorteile von Desk Sharing ist die effiziente Nutzung der Büroflächen: Arbeitsplätze werden dynamisch genutzt und der benötigte Büroraum reduziert.
Gerade in Unternehmen, in denen die Mitarbeitenden nicht gleichzeitig im Büro sind, kann dies zu erheblichen Einsparungen bei Miet- und Betriebskosten führen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Desk Sharing ermöglicht den Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität; Angestellte können jederzeit frei wählen, ob sie einen Platz im Büro benötigen oder im Homeoffice arbeiten wollen.
Diese Entscheidungsfreiheit fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern trägt auch zu einer besseren Integration von Homeoffice- und Büroarbeitszeiten bei.
Förderung der Zusammenarbeit
In einer Desk-Sharing-Umgebung können Mitarbeitende bei Bedarf Arbeitsplätze in der Nähe von Kollegen oder in sogenannten Teamzonen buchen. Dies fördert die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten und erleichtert den Austausch von Informationen und Ideen.
Durch die flexible Arbeitsplatzgestaltung entstehen außerdem mehr Gelegenheiten für spontane Treffen und informelle Gespräche, die oft zu innovativen Lösungen führen können.
Die Rolle von Desk Sharing Software
Um Desk Sharing effektiv zu implementieren und zu verwalten, nutzen viele Unternehmen spezielle Desk Sharing Software.
Softwarelösungen wie die von Flexopus helfen dabei, den Arbeitsplatzbuchungsprozess zu vereinfachen und die Nutzung der Büroflächen zu optimieren.
Mitarbeiter können über eine digitale Plattform oder mobile App einen verfügbaren Schreibtisch, Meetingräume oder sogar einen freien Parkplatz reservieren, was die Verwaltung der Arbeitsplätze erheblich vereinfacht.
Echtzeit-Überwachung
Moderne Desk Sharing Software macht es möglich, die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen in Echtzeit zu überwachen.
So haben Unternehmen die Möglichkeit, einen aktuellen Überblick über die Belegung der Büroflächen zu erhalten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Auf diese Weise können Engpässe vermieden und sichergestellt werden, dass die Büroflächen stets optimal genutzt werden.
Integration mit bestehenden Systemen
Innovative Desk Sharing Softwarelösungen ermöglichen eine problemlose Integration in bestehende IT-Systeme, wie Kalender- und Kommunikationsplattformen.
Dies reduziert den administrativen Aufwand und sorgt für eine nahtlose Planung und Nutzung von Büroflächen.
Datenanalyse und Reporting
Darüber hinaus bietet Desk Sharing Software häufig umfassende Analyse- und Reporting-Tools, die wertvolle Einblicke in die Nutzung von Arbeitsplätzen und Büros ermöglichen.
Die gesammelten Daten können genutzt werden, um Nutzungsmuster zu erkennen und fundierte Entscheidungen über die Büroflächenplanung zu treffen.
Desk Sharing im Unternehmen: Herausforderungen und Überlegungen
Um eine reibungslose Nutzung des Desk Sharing Konzepts zu gewährleisten, müssen Unternehmen ausreichende Arbeitsplatzmöglichkeiten für verschiedene Arbeitsstile und Anforderungen bieten, um zu gewährleisten, dass Mitarbeitende bei Bedarf auch wirklich einen geeigneten Arbeitsplatz finden.
Die Herausforderung besteht also darin, sicherzustellen, dass sowohl Einzelarbeitsplätze als auch Teamarbeitszonen angemessen verfügbar sind.
Auch kann die Wahrung der Privatsphäre und Vertraulichkeit in offenen Büroflächen eine Herausforderung darstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Gespräche und Daten geschützt sind, auch wenn keine festen Arbeitsplätze zugewiesen sind.
Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, wie schallisolierte Bereiche und klare Richtlinien zur Nutzung von Arbeitsplätzen können hier Abhilfe schaffen.
