In Unternehmen mit großem Mitarbeiterstab ist das Personalmanagement mit einem kaum überschaubaren Aufwand verbunden. Moderne Softwarelösungen übernehmen häufig wiederkehrende Aufgaben. Sie implementieren neben der digitalen Personalakte zeitsparende Funktionen zur Einsatzplanung, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
HR-Software für ein effizientes Personalmanagement
Um die grundlegenden Aufgaben des Personalmanagements zu erleichtern, kommt eine moderne HR-Software infrage. Geeignet für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, beinhaltet sie diese Funktionen:
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Zu den Kernfunktionen der HR(Human-Resources)-Software gehört die Selbstverwaltung der Urlaubstage über ein Portal. Die Mitarbeiter tragen ihren Urlaubswunsch eigenständig ein. Im Anschluss genehmigt der Vorgesetzte den Urlaubsantrag automatisch oder lehnt ihn ab. Einmal erfasst, aktualisiert das System die verbleibenden Urlaubstage.
Ist der Angestellte krank, kann er das ebenfalls eigenständig eintragen und über das Smartphone die Krankschreibung direkt hochladen. Alle Teams haben Zugriff auf einen Kalender, der über die Abwesenheit oder anstehende Urlaube der Mitarbeiter informiert. Das hilft dabei, Personalengpässe zu vermeiden und verringert den Aufwand fürs Personalmanagement.
Digitale Arbeitszeiterfassung in Echtzeit
Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice erfassen ihre Arbeitszeit über ein Terminal, den Webbrowser oder eine Smartphone-App. Anhand der hinterlegten Zeiten berechnet die Software die Wochenarbeitszeit, die Pausen und die geleisteten Überstunden.
Das erleichtert die Abrechnung und die Einsatzplanung. Eng verknüpft ist diese Basisfunktion mit der Lohnabrechnung sowie dem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, die beide Teil einer modernen HR-Software sind, um das Personalmanagement zu vereinfachen.
Schicht- und Personaleinsatzplanung
Die HR-Software fürs Personalmanagement hilft beim Erstellen und Verwalten von Schichtplänen. Sie weist die Mitarbeiter basierend auf ihren Qualifikationen verschiedenen Bereichen zu. Gibt es eine Planänderung, erhalten die Arbeitnehmer automatisch eine Benachrichtigung.
Durch die Integration der Daten aus dem Abwesenheitsmanagement und der Zeiterfassung weiß das Tool genau, wer verfügbar ist. Die Funktion hilft dabei, das Personal effizient zuzuordnen und verringert den Aufwand bei der Planung.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte speichert personenbezogene Daten und Dokumente an einem zentralen Ort. Sie synchronisiert sich automatisch mit den anderen Funktionen der HR-Software wie Lohnabrechnung oder Bewerbermanagement.
Nur bestimmte Personengruppen erhalten darauf Zugriff. Verschiedene Suchfunktionen erleichtern das Auffinden bestimmter Unterlagen. Alle Inhalte sind sicher und DSGVO-konform in einem digitalen Archiv angelegt. Dicke Ordner und Archivräume gehören der Vergangenheit an.
Fazit
Das Personalmanagement ist teuer und zeitaufwendig. Eine moderne HR-Software erleichtert wiederkehrende Abläufe wie die Planung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten oder die Lohnabrechnung. Um alle Informationen sicher zu verwahren, speichern Personalmanager diese in einer digitalen Personalakte.
