Wenn ein Firmenwagen in einem Unternehmen von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, ist es bei einem Verkehrsverstoß nicht immer leicht, den schuldigen Fahrer zu ermitteln. Ein Fahrtenbuch kann dabei helfen. Bei einer Ordnungswidrigkeit kann die Polizei den Fahrzeughalter auffordern, ein Fahrtenbuch zu führen. Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, muss ein Fahrtenbuch für das Finanzamt geführt werden.
Dieser Artikel informiert darüber, was beim Führen eines Fahrtenbuchs wichtig ist und welche Fallstricke lauern.
Wann muss ein Unternehmen ein Fahrtenbuch führen?
Wird ein Firmenwagen von mehreren Mitarbeitern genutzt und verstößt einer dieser Mitarbeiter gegen die Verkehrsregeln, kann die Polizei die Auflage zum Führen eines Fahrtenbuchs erteilen. Auch wenn der schuldige Fahrer nicht ermittelt werden kann, geht die Polizei davon aus, dass es künftig zu ähnlichen Verstößen kommen könnte. Über das Fahrtenbuch kann die Polizei den Schuldigen ermitteln.
Gesetzliche Grundlage dafür ist Paragraf 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO). Das Fahrtenbuch muss vom Fahrzeughalter geführt werden. Der Fahrzeughalter muss das Fahrtenbuch immer auf dem aktuellsten Stand halten und es jederzeit auf Verlangen der Polizei vorzeigen. Das Dokument muss noch sechs Monate nach Ablauf der Auflage aufbewahrt werden.
Ein Fahrtenbuch muss auch für das Finanzamt geführt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Firmenwagen privat nutzen darf. In diesem Fall ist der Mitarbeiter zur Führung dieses Dokuments verpflichtet.
Tipp: Selbstständige, die ihr Firmenfahrzeug privat nutzen, können für das Finanzamt ein Fahrtenbuch führen. Dazu besteht jedoch keine Pflicht. Alternativ dazu kann die Ein-Prozent-Regelung angewendet werden.
Was ist die Ein-Prozent-Regelung?
Die Ein-Prozent-Regelung kann von Selbstständigen dann angewendet werden, wenn das Fahrzeug mindestens zu 50 Prozent zu Arbeitszwecken genutzt wird. Monatlich wird ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs angesetzt und muss als Betriebseinnahme versteuert werden.
Diese Regelung ist dann günstig, wenn das Fahrzeug häufig für private Fahrten genutzt wird und das Fahrzeug noch nicht alt ist. Unternehmen und Selbstständige sollten prüfen, ob ein Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regelung günstiger ist.
Welche Pflichtangaben gelten für das Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch kann als gebundenes Buch oder in elektronischer Form geführt werden. Eine Excel-Tabelle genügt nicht und wird vom Finanzamt nicht anerkannt.
Die korrekte Dokumentation jeder Fahrt ist die Grundvoraussetzung dafür, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch ohne Beanstandungen akzeptiert.
| Kategorie | Erforderliche Pflichtangaben |
| Fahrzeug & Person | Amtliches Kennzeichen, Name und Unterschrift des Fahrers |
| Zeitlicher Rahmen | Datum sowie Uhrzeit bei Abfahrt und Ankunft |
| Wegstrecke | Kilometerstände (Start/Ende), Start- und Zielort |
| Fahrtverlauf | Zweck der Reise sowie etwaige Umwege inklusive Begründung |
| Status | Klassifizierung als dienstliche oder private Fahrt |
Handelt es sich um Privatfahrten, genügen Angaben zum Datum sowie zu Beginn und Ende der Fahrt. Weitere Angaben sind nicht erforderlich, um die Privatsphäre zu schützen.
Das Fahrtenbuch sollte immer im Fahrzeug mitgeführt werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist eine intelligente Software, die automatisch die Fahrten aufzeichnet. Zumeist handelt es sich um eine App für das Smartphone. Das Finanzamt erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch an, wenn Änderungen im Programm dokumentiert werden oder technisch ausgeschlossen sind.
Wie hoch darf der Privatanteil im Fahrtenbuch sein?
Eine feste Obergrenze für den Privatanteil im Fahrtenbuch gibt es nicht. Damit der Firmenwagen bei den Betriebsausgaben abgesetzt werden kann, darf der Anteil an Privatfahrten nicht höher als 49 Prozent sein. Liegt der Anteil an Privatfahrten bei mehr als 50 Prozent, verliert das Fahrzeug seinen Status als Firmenwagen im Sinne des Betriebsvermögens.
Häufige Fehler beim Fahrtenbuch und ihre Folgen
Führen Fahrzeughalter trotz Auflage kein Fahrtenbuch, droht ihnen ein Bußgeld. Eintragungen müssen immer so geführt werden, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Nachträgliche Änderungen müssen sichtbar bleiben. Bußgelder drohen auch, wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, nicht auf Verlangen vorgelegt oder nicht fristgerecht aufbewahrt wird.
Vom Finanzamt wird ein Fahrtenbuch nicht anerkannt, wenn die Dokumentationen lückenhaft erfolgt sind oder das Fahrtenbuch erst nachträglich erstellt wurde.
