Selina Dahlmann kennt die Realität hinter den Kulissen vieler KMU aus erster Hand. Geschäftsführende, die eigentlich ihr Unternehmen führen wollen, verlieren sich in Recruiting, Arbeitsrecht und operativen Personalthemen. Nicht aus Unfähigkeit, sondern weil ihnen Zeit, Struktur und Fachwissen fehlen.
Selina Dahlmann macht im Interview deutlich, warum genau hier die größten Engpässe entstehen, welche Fehler Unternehmen im HR täglich ausbremsen und wie eine externe Personalabteilung nicht nur entlastet, sondern Prozesse endlich so aufsetzt, dass sie im Alltag wirklich funktionieren.
Interview mit Selina Dahlmann
Warum stoßen viele KMU ohne eigene Personalabteilung an ihre Grenzen?
Tatsächlich bin ich genau mit diesem Thema aufgewachsen. Meine Eltern führten über 35 Jahre einen Malerbetrieb. Und ich habe als Kind erlebt, wie mein Vater abends am Küchentisch saß und grübelte, wie er mit einem schwierigen Mitarbeiter umgehen soll, wo er auf die Schnelle einen neuen Gesellen herbekommt oder wie er ein ordentliches Arbeitszeugnis ausstellt.
Das war nicht seine Welt. Er wollte handwerklich arbeiten, Kunden begeistern, nicht Personalthemen lösen, für die er schlicht nicht ausgebildet war. Genau das sehe ich heute bei meinen Kundinnen und Kunden:
Geschäftsführende, die ihr Unternehmen mit Leidenschaft aufgebaut haben, aber zunehmend in Personalthemen versinken. Recruiting, Krankmeldungen, Arbeitsverträge, Compliance, all das landet auf ihrem Tisch, obwohl es nie ihr Kerngeschäft war. Irgendwann fehlt schlicht die Kapazität und oft auch das Know-how, um das professionell zu stemmen.
Das ist keine Schwäche, sondern schlicht Realität.
Das Warum ist daher simpel zu beantworten: Personalarbeit ist ein eigenes Fachgebiet. Arbeitsrecht, Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, etc., all das erfordert Wissen, Zeit und Erfahrung. Diese können Unternehmer schlicht nicht haben, wenn sie gleichzeitig ihr Kerngeschäft führen. Und je mehr ein Unternehmen wächst, desto deutlicher spürt man diese Lücke.
Was unterscheidet eine externe Personalabteilung von klassischer HR-Beratung?
Der Unterschied ist fundamental: Beratungen erstellen Konzepte und verschwinden dann, wenn es zur Umsetzung kommt. Wir packen jedoch mit an und setzen um.
Ich habe viele Jahre selbst als Personalleitung gearbeitet, mittendrin im mittelständischen Alltag, bei Einstellungen, Kündigungen, Betriebsratssitzungen, Software-Einführungen. Ich kenne die Stolpersteine, die Zeitfresser, die nervigen Details.
Als externe Personalabteilung analysieren wir nicht von oben herab, sondern übernehmen operative Verantwortung: Stellenausschreibungen, Vertragsgestaltung, Onboarding, Fehlzeitenmanagement, Schnittstellenkommunikation zum Abrechnungspartner.
Gleichzeitig können wir strategisch beraten und mitdenken. Genau diese Kombination aus Anpacken und Mitdenken ist das, was Unternehmen wirklich entlastet.
Was das konkret bedeutet? Stellen werden schneller besetzt, weil der Recruiting-Prozess endlich strukturiert läuft. Fehlzeiten sinken, weil BEM-Gespräche überhaupt geführt werden. Und die Geschäftsführung hat wieder einen freien Kopf, weil Personalthemen nicht mehr als Problem auf ihrem Schreibtisch landen.
Welche Personalprozesse bremsen mittelständische Unternehmen am häufigsten aus?
Drei Themen begegnen mir immer wieder.
Erstens: die Zettel- bzw. moderner gesagt chaotische Emailwirtschaft! Urlaubsanträge kommen per E-Mail, Überstunden auf Notizzetteln, Krankmeldungen irgendwo im Postfach. Das frisst enorme Zeit und ist fehleranfällig.
Zweitens: Recruiting ohne Strategie! Viele Unternehmen stecken viel Geld in Stellenanzeigen, ohne dass eine klare Positionierung als Arbeitgeber dahintersteht, manchmal fehlt sogar eine kleine Karriereseite auf der eigenen Homepage auf der Interessierte mehr erfahren können. Dann wundern sie sich, warum keine passenden Bewerbungen kommen.
Drittens: Rechtsunsicherheit! Ob bei Kündigungen, Abmahnungen oder der Arbeitszeiterfassung, viele Unternehmen wissen schlicht nicht, wie es richtig geht. Das kostet Nerven, aber manchmal auch viel Geld.
Selina Dahlmann: HR muss im Alltag funktionieren
Wie gelingt Recruiting und Onboarding, das wirklich wirkt?
Menschen kaufen von Menschen, das gilt auch im Recruiting. Bewerberinnen und Bewerber wollen wissen, wer hinter dem Unternehmen steckt, wie es sich anfühlt, dort zu arbeiten. Eine moderne Karriereseite, klare Ansprechpartner, schnelle Reaktionszeiten und ein wertschätzender Bewerbungsprozess, das sind keine Extras, das ist heute die Grundvoraussetzung.
Beim Onboarding erlebe ich leider noch zu oft, dass neue Mitarbeitende ins kalte Wasser geworfen werden. Kein strukturierter Einstieg, keine klaren Ansprechpersonen, keine Orientierung. Die Folge: viele Abgänge noch in der Probezeit.
Dabei ist ein strukturiertes Onboarding keine Raketenwissenschaft, es braucht eine klare Struktur, echte Wertschätzung und jemanden, der sich zuständig fühlt, und zwar nicht erst ab dem ersten Arbeitstag, sondern ab der Vertragsunterschrift. Denn Onboarding startet mit der Unterschrift und nicht erst mit dem ersten Arbeitstag.
Welche Rolle spielen digitale Tools in moderner Personalarbeit?
Eine große, aber sie sind kein Selbstzweck. Ich erlebe Unternehmen, die mit Excel-Listen und E-Mail-Ketten arbeiten und sich fragen, warum Personalarbeit so viel Zeit kostet. Wenn Urlaubsanträge per Klick genehmigt werden, Personalakten digital und DSGVO-konform geführt werden und die Schnittstelle zum Abrechnungspartner reibungslos funktioniert, entsteht plötzlich Zeit für echte Personalarbeit: für Gespräche, Entwicklung, Wertschätzung.
Wir begleiten Unternehmen bei der Auswahl und Einführung passender Systeme, von der Anforderungsanalyse bis zur erfolgreichen Implementierung. Digital, wo es Sinn macht. Persönlich, wo es gebraucht wird.
Welchen Rat geben Sie Unternehmen, die ihre Personalarbeit flexibel und professionell aufstellen wollen und wie kann man mit Ihnen in Kontakt treten?
Mein wichtigster Rat: Warten Sie nicht, bis der Druck so groß ist, dass Fehler passieren oder Mitarbeitende kündigen. Professionelle Personalarbeit ist kein Luxus, sie ist eine Investition, die sich rechnet.
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine Vollzeitstelle im Personal. Manchmal reicht punktuelle Unterstützung bei Projekten oder bei konkreten Fragestellungen, manchmal ist eine vollständige externe Lösung die richtige Antwort.
Der erste Schritt muss kein großes Commitment sein. Sprechen Sie einfach mal mit jemandem wie uns, der den mittelständischen Alltag kennt und ehrlich sagt, was wirklich hilft.
Wir sind auf unserer Website erreichbar oder direkt per E-Mail unter info@WeLiveHR.de. Wer lieber erstmal unverbindlich spricht, kann über unsere Website unkompliziert ein kostenloses 30-minütiges Erstgespräch buchen. Wir freuen uns auf den Austausch.
Über Selina Dahlmann & We Live HR
Selina Dahlmann ist Gründerin von We Live HR und arbeitet seit 2011 im Personalbereich. Aufgewachsen im elterlichen Malerbetrieb hat sie früh erlebt, was es bedeutet, wenn Personalthemen Unternehmer vom Wesentlichen abhalten. Als ehemalige Personalleitung, mit zusätzlicher Qualifikation als Wirtschaftsmediatorin, kennt sie mittelständische Unternehmen von innen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass professionelle Personalarbeit für jedes Unternehmen erreichbar sein soll.
We Live HR ist die externe Personalabteilung für kleine und mittelständische Unternehmen, praxisnah, menschlich und auf Augenhöhe. Ob als Komplettlösung für Unternehmen ohne eigene Personalabteilung oder als flexible Verstärkung für bestehende Personalteams bei Projekten und Engpässen. We Live HR sorgt dafür, dass Personalarbeit einfach läuft!
