Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Kundentermine, Messen, Schulungen und interne Treffen führen regelmäßig dazu, dass Fahrtkosten, Hotelrechnungen, Verpflegung und weitere Ausgaben abgerechnet werden müssen. Gerade bei mehreren Reisenden kann daraus schnell ein aufwendiger Verwaltungsprozess entstehen.
Probleme treten vor allem dann auf, wenn Belege in verschiedenen Formaten eintreffen, Angaben fehlen oder Freigaben erst nach mehreren Rückfragen erfolgen. Unternehmen können diesen Aufwand reduzieren, wenn sie Reisekosten nicht erst nach der Rückkehr betrachten, sondern den gesamten Ablauf von der Reiseplanung bis zur Buchhaltung einheitlich organisieren.
Warum beginnt eine gute Reisekostenabrechnung schon vor der Reise?
Viele Fehler entstehen bereits vor der eigentlichen Abrechnung. Fehlen klare Vorgaben zu Buchungen, Belegen oder erstattungsfähigen Kosten, muss die Personalabteilung später einzelne Ausgaben prüfen und Rückfragen stellen.
Eine interne Reiserichtlinie kann deshalb festlegen, welche Verkehrsmittel genutzt werden dürfen, welche Hotelkosten akzeptiert sind und wie Reisende ihre Belege einreichen. Auch Zuständigkeiten für Genehmigungen sollten vor Reisebeginn bekannt sein.
Gerade bei häufiger Reisetätigkeit hilft ein einheitlicher Ablauf, damit Beschäftigte nicht bei jeder Reise neu klären müssen, welche Angaben benötigt werden.
Welche Daten sollten Reisende direkt erfassen?
Für eine Reisekostenabrechnung werden mehrere Angaben benötigt. Dazu gehören unter anderem Reiseziel, Anlass, Dauer sowie Kosten für Fahrt, Übernachtung und weitere Ausgaben.
Wenn diese Informationen erst Tage oder Wochen später zusammengetragen werden, steigt der Aufwand. Belege können verloren gehen und Reisezeiten müssen aus Kalendern oder E-Mails rekonstruiert werden.
Digitale Prozesse können bereits unterwegs ansetzen. Hotelrechnungen, Fahrkarten oder Taxibelege lassen sich direkt erfassen und der jeweiligen Reise zuordnen. Auch bei digital organisierten Geschäftsreisen zeigt sich, dass mobile Anwendungen und gebündelte Informationen viele organisatorische Zwischenschritte vereinfachen können.
Wie lassen sich Belege besser organisieren?
Papierbelege können Abrechnungsprozesse zusätzlich verzögern. Ein Taxibeleg liegt noch in der Jackentasche, die Hotelrechnung befindet sich im E-Mail-Postfach und die Parkquittung wurde bereits verlegt.
Eine digitale Erfassung reduziert diese verteilten Ablageorte. Reisende können Belege unmittelbar nach Entstehung fotografieren oder hochladen und mit den passenden Reisedaten verbinden.
Ähnliche Vorteile zeigen sich bei anderen geschäftlichen Ausgaben. Digitale Belegerfassung gehört beispielsweise auch bei Corporate Cards für HR und Finance zu den Funktionen, die Rückfragen und manuelle Arbeit reduzieren können.
Wie kann ein klarer Freigabeprozess aussehen?
Nach der Erfassung folgt häufig die Prüfung durch Vorgesetzten, Personalabteilung oder Buchhaltung. Sind diese Schritte nicht geregelt, kann eine Abrechnung leicht in einem E-Mail-Postfach liegen bleiben.
Ein digitaler Ablauf kann beispielsweise so aufgebaut sein:
| Prozessschritt | Zuständigkeit | Ziel |
| Reisedaten erfassen | Reisender | Vollständige Angaben zur Dienstreise |
| Belege hochladen | Reisender | Ausgaben der Reise zuordnen |
| Inhalt prüfen | Vorgesetzter | Reise und Kosten bestätigen |
| Abrechnung kontrollieren | HR oder Buchhaltung | Angaben und Pauschalen prüfen |
| Auszahlung und Buchung | Buchhaltung | Erstattung und Verbuchung abschließen |
Wichtig ist außerdem eine Vertretungsregelung. Ist ein Vorgesetzter im Urlaub, sollte die Abrechnung nicht mehrere Wochen auf die Freigabe warten.
Wie können digitale Lösungen die Abrechnung vereinfachen?
Bei regelmäßig anfallenden Dienstreisen können Tabellen und einzelne PDF-Formulare schnell unübersichtlich werden. Reisende tragen dieselben Angaben mehrfach ein und die Buchhaltung übernimmt Informationen später erneut in andere Systeme.
Eine Reisekostenabrechnung digital erstellen zu können, erleichtert die Verbindung zwischen Reisedaten, Belegen und Buchhaltung. Moderne Lösungen erfassen relevante Informationen strukturiert, berücksichtigen Pauschalen und können die Daten anschließend an die Buchhaltung übertragen.
Bei Lexware Office erfolgt ein solcher automatisierter Reisekosten-Workflow unter anderem über direkt angebundene Partnerlösungen. Belege und Reisedaten können dort erfasst und anschließend an Lexware Office übergeben werden. Dadurch lassen sich manuelle Übertragungen und doppelte Eingaben reduzieren.
Was ist bei Fahrtkosten und Kilometerpauschalen zu beachten?
Nicht jede Dienstreise erfolgt mit Bahn, Flugzeug oder Firmenwagen. Nutzen Arbeitnehmer ihr privates Fahrzeug für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, kann auch eine Kilometerpauschale relevant sein.
Für einen Pkw werden dabei grundsätzlich 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt. Bei anderen motorisierten Fahrzeugen gelten andere Werte. Welche Voraussetzungen dabei gelten, lässt sich bei der Kilometerpauschale für Auswärtstätigkeiten genauer einordnen.
Auch solche Fahrtkosten sollten möglichst direkt mit der jeweiligen Reise verbunden sein, damit Angaben später nicht erneut rekonstruiert werden müssen.
Was ist bei Verpflegung und Auslandsreisen zu beachten?
Bei Dienstreisen können neben tatsächlich entstandenen Kosten auch steuerliche Pauschalen relevant sein. Bei Auslandsreisen unterscheiden sich die Beträge je nach Reiseziel und Aufenthaltsdauer.
Für 2026 hat das Bundesfinanzministerium die geltenden Pauschbeträge für Auslandsreisen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten veröffentlicht. Bei den Verpflegungspauschalen unterscheidet das BMF unter anderem zwischen einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden und An- beziehungsweise Abreisetagen sowie eintägigen Auswärtstätigkeiten mit mehr als acht Stunden Abwesenheit.
Unternehmen sollten daher regelmäßig prüfen, ob ihre internen Vorgaben und verwendeten Anwendungen mit den aktuellen Werten arbeiten. Das ist besonders relevant, wenn Beschäftigte häufig international unterwegs sind.
Warum sollte HR nicht jede Abrechnung manuell nachbearbeiten?
Muss die Personalabteilung regelmäßig fehlende Belege anfordern oder Angaben ergänzen, deutet das häufig auf Lücken im Prozess hin.
Einheitliche Eingabefelder, digitale Pflichtangaben und feste Freigabestufen können viele dieser Rückfragen vermeiden. Gleichzeitig bleibt eine Prüfung dort erhalten, wo sie erforderlich ist.
Gerade an der Schnittstelle zwischen HR und Finance zeigt sich, dass digitale Ausgabenprozesse besser funktionieren, wenn Zuständigkeiten, Belegerfassung und Buchhaltungsübergabe miteinander abgestimmt sind. Der Umgang mit geschäftlichen Ausgaben und digitalen Belegen folgt einem ähnlichen Grundprinzip.
Wie gelingt die Umstellung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand?
Unternehmen müssen ihre Reisekostenabrechnung nicht in einem einzigen Schritt vollständig neu aufsetzen. Für den Einstieg reicht es häufig, einen einheitlichen Standard für Belege, Reisedaten und Freigaben festzulegen.
Anschließend lässt sich prüfen, welche Arbeitsschritte digital erfasst oder automatisiert ablaufen können. Einige typische Dienstreisen können zunächst testweise durch den neuen Prozess laufen. Dabei zeigt sich schnell, an welchen Stellen weiterhin Rückfragen entstehen.
So entwickelt sich aus einzelnen Formularen, Belegen und E-Mails ein nachvollziehbarer Ablauf. Reisende wissen, welche Angaben benötigt werden und HR sowie Buchhaltung erhalten die Informationen in einer Form, die sich ohne unnötige Zwischenschritte weiterverarbeiten lässt.
