Wer sich mit modernen Lösungen rund um Geschäftsreisen auseinandersetzt, stößt vergleichsweise schnell auf den Digitalismus. Hier gibt es viele verschiedene Lösungen, die es wert sind, in den Alltag integriert zu werden – vor allem deswegen, weil sie dabei helfen können, den Alltag zu erleichtern.
Das so oft zitierte „papierlose Büro“ spielt hier eine wichtige Rolle. Wo früher noch Informationen über Bahn- und Flugverbindungen ausgedruckt werden mussten, ist es heute möglich, vieles über mobile Endgeräte – und dementsprechend von unterwegs aus – abzurufen.
Keine „Zettelwirtschaft“ und kein „Verzetteln“! Aber worauf sollten diejenigen, die sich vorgenommen haben, ihre Geschäftsreisen in Zukunft digitaler werden zu lassen, achten? Und welche Tipps können dabei helfen, in Zukunft noch nachhaltiger unterwegs zu sein? Die folgenden Abschnitte zeigen, dass der Digitalismus auch im Bereich der Geschäftsreisen mittlerweile stark vertreten ist und es sich lohnt, alte Vorgehensweisen gegebenenfalls zu überdenken.
Mit einer unkomplizierten Reisesoftware alles im Blick behalten
Moderne Lösungen wie B2B Travel mit TravelPerk können dabei helfen, so gut wie alle Abläufe, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise relevant werden, zu vereinfachen. Denn: Auf ihrer Basis ist es möglich, alle Details rund um Hotelbuchungen, Zugverbindungen und Co. im Blick zu behalten.
So braucht es von unterwegs aus nur ein paar Klicks, um sich zum Beispiel über die Abfahrtszeit des Anschlusszuges und die Adresse des gebuchten Hotels zu informieren. Auf diese Weise ist es letztendlich möglich, auch die Mitarbeiter in der Personalabteilung zu entlasten. Immerhin müssen diese nicht mehr für Rückfragen zur Verfügung stehen. Stattdessen nutzen die Geschäftsreisenden die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel, um weitestgehend selbstständig unterwegs zu sein und sich im Notfall ganz einfach selbst zu helfen.
Eine interne Plattform für alle Fragen rund um das Thema Geschäftsreisen
Egal, ob es um die Unterkunft auf Reisen, um den gebuchten Flug oder um den Mietwagen geht: Im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise tauchen immer wieder Fragen auf. Umso besser, wenn alle Mitarbeiter genau wissen, wo sie die entsprechenden Antworten finden.
Eine interne Plattform, zu der alle Zugriff haben, die in Zukunft unterwegs sein werden (oder unterwegs sind), kann dabei helfen, die entsprechenden Abläufe zu erleichtern.
Typische FAQs, die hierbei so gut wie immer eine wichtige Rolle spielen, sind unter anderem:
- Welche Mietwagenklasse steht mir zur Verfügung?
- Welche Fortbewegungsmittel nutze ich vor Ort, um von A nach B zu kommen?
- Wie und wann erreiche ich meine Vorgesetzten im Notfall am besten?
- Wer ist mein Ansprechpartner vor Ort?
Anhand dieser Auflistung zeigt sich schnell, dass es nützlich sein kann, die entsprechenden Details bei Bedarf immer weiter zu ergänzen. Somit entsteht schrittweise eine Art Fundus, auf die neue und erfahrene Mitarbeiter jederzeit zurückgreifen können.
Ein weiterer Vorteil: Für das Einrichten dieser Plattformen braucht es nicht zwangsläufig umfangreiche Technik! Im Gegenteil! Meist reichen einfache, weitestgehend selbsterklärende Programme aus, um für alle Beteiligten für Klarheit zu sorgen. Wer sich für einen Anbieter entschieden hat, muss im Anschluss nur noch die entsprechenden Rechte verteilen und zum Beispiel festlegen, wer Schreib- und wer „nur“ Leserechte hat.
Videokonferenzen als Ergänzung zur klassischen Geschäftsreise
Digitale Nomaden machen es vor: Geschäftsreisen und Videokonferenzen müssen sich auf keinen Fall ausschließen. Dementsprechend ist es vollkommen unkompliziert, auch auf Geschäftsreisen bei Bedarf eine Videokonferenz zu starten – und das nicht nur mit dem Büro zuhause, sondern wahlweise auch mit Lieferanten und Kunden vor Ort.
Hier ist es dann egal, ob der Stau in der Rushhour dafür sorgt, dass die Fahrt zum Meetingraum als „zu anstrengend“ empfunden wird oder ob es generell wenig sinnvoll ist, am betreffenden Tag von A nach B zu hetzen. Für die Durchführung eines Video-Calls braucht es bekanntermaßen nur eine stabile Internetverbindung und ein mobiles Endgerät.
Preise und Konditionen ganz einfach online vergleichen (lassen)
Sicherlich ist es kein neuer Tipp, Reisen (egal, ob geschäftlich oder privat) über das Internet zu buchen. Dennoch sei an dieser Stelle einmal mehr darauf verwiesen, dass es gerade im Zusammenhang mit unkomplizierten Vergleichen sinnvoll ist, entsprechende Recherchen über das Internet durchzuführen.
Generell bietet es sich hierbei an, für die Buchung der verschiedenen Geschäftsreisen einzelne Mitarbeiter (zum Beispiel aus der Personalabteilung) zu beauftragen. Diese können oft – gerade im Zusammenhang mit häufigen Buchungen – oft Rabatte und Ähnliches verhandeln und somit dafür sorgen, dass das zur Verfügung stehende Budget noch ein wenig mehr geschont wird.
Online-Umfragen rund um die perfekte Geschäftsreise
Irgendwann ist nicht nur jeder Urlaub, sondern auch jede Geschäftsreise zu Ende. Und genau dann ist es an der Zeit, das Geschehene Revue passieren zu lassen. Immerhin ist es möglich, auf diese Weise die kommenden Geschäftsreisen noch besser, komfortabler und vielleicht auch günstiger werden zu lassen.
Besagte Online-Umfragen lassen sich nach einem ähnlichen Prinzip aufbauen wie die weiter oben erwähnten „Fragen rund um Geschäftsreisen“.
Hier ist es empfehlenswert, eine Liste mit FAQs zu erstellen, in deren Zusammenhang wichtige Themen rund um die Reise abgefragt werden.
Einige Beispiele, die sich hervorragend integrieren lassen, sind unter anderem:
- Fühlten Sie sich während der Geschäftsreise gut betreut?
- Wussten Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Fragen auftauchen?
- Waren Sie mit dem gebuchten Hotel zufrieden?
- Waren die Wege, die zwischen der Unterkunft und den verschiedenen Locations vor Ort zurückgelegt werden mussten, eventuell zu lang?
- Empfinden Sie die Vorgaben zur Reisekostenabrechnung als leicht nachvollziehbar? Gibt es eventuell Optimierungsmöglichkeiten?
Anhand der oben genannten Auflistung, die sich bei Bedarf natürlich erweitern lässt, zeigt sich, dass die Beantwortung der Fragen nicht viel Zeit in Anspruch nehmen muss. Denn: Die meisten Abschnitte dürften sich bequem über ein Multiple-Choice-Verfahren beantworten lassen.
Dennoch ist es sinnvoll, ganz am Ende ein offenes Feld mit einer W-Frage zu integrieren. Hier haben die Mitarbeiter dann die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen.
Aufgrund der digitalen Vorgehensweise lassen sich Checks dieser Art nicht nur schnell abarbeiten, sondern auch schnell auswerten. Hier lohnt es sich, auf moderne Tools zurückzugreifen. Nachdem einige Umfragen abgearbeitet wurden, zeigen sich oft schnell erste Tendenzen, die es erlauben, Fragen wie „Was läuft besonders gut?“ und „Was läuft weniger gut?“ übergeordnet zu beantworten.
Fazit
Digitalismus und Geschäftsreisen passen hervorragend zusammen. Vor allem, wenn ein Bereich in den anderen greift, ergeben sich – sowohl für kleine als auch für große Unternehmen – oft etliche Vorteile, auf denen sich aufbauen lässt.
Wie so oft hilft es hierbei, einen Blick über den berühmten Tellerrand zu wagen und die Grenzen zwischen Reise und digitaler Lösung etwas fließender werden zu lassen. Auf diese Weise können Unternehmen (und natürlich die Reisenden selbst) von all den Vorzügen profitieren, die beide Optionen bieten – im Inland und im Ausland.
