Mitarbeiter sind für die meisten Unternehmen von großer Bedeutung. Ebenso wie ein Uhrwerk ohne Zahnrädchen kaum auskommt, kann auch ein Unternehmer ohne seine Angestellten nicht erfolgreich handeln. Doch mit dem Einstellen von Belegschaft türmt sich oftmals auch ein Berg voller Arbeit auf. Damit die Mitarbeiterverwaltung in jedem Punkt gelingt und nicht mehr Zeit und Nerven kostet als nötig, können Unternehmen von wertvollen Tipps profitieren.
Mitarbeiterverwaltung optimieren und leichter nachvollziehen – so geht’s!
Die Mitarbeiterverwaltung ist ein Punkt, auf die kein Unternehmen verzichten kann. Sie verursacht Kosten, Zeit und jede Menge Geduld. Das muss jedoch nicht sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich die Mitarbeiterverwaltung erleichtern und optimal nachvollziehen lässt.
Tipp 1: Personalakten digitalisieren
Akten, Verträge und Belege verursachen nicht nur in Personalabteilungen zuweilen Chaos – sie können in jedem Unternehmensbereich den Arbeitsalltag erschweren. Um die Umwelt zu entlasten, Zeit zu sparen und diverse Vorgänge einfacher zu gestalten, ist das Anlegen von elektronischen Personalakten von Vorteil.
Sämtliche Informationen, die die gesamte Belegschaft betreffen, sind digitalisiert und per Mausklick abrufbar. Das spart Zeit, da überflüssiges Kramen in Papierbergen kaum mehr nötig ist. Außerdem lässt sich auf diese Weise mehr Ordnung schaffen. Sämtliche Arbeitsstunden, Urlaubsplanungen, die Lohnabrechnung und wichtige Daten sind sicher im Computer hinterlegt.
Dementsprechend ist es mehreren Abteilungen bei Bedarf möglich, auf die Personalakten zuzugreifen und verschiedene Arbeitsvorgänge schneller und gezielter zu bearbeiten. Das entlastet die Personalabteilung und sorgt für einen besseren Überblick bei Bewerbungen, Ausstellen von Zeugnissen, Verträgen, Einsatzplanungen oder Weiterbildungsmaßnahmen.
Tipp 2: Regelmäßig Akten und Verträge ausmisten
Ausmisten kann das Leben in jeder Hinsicht verändern. Damit lässt sich schließlich so einiges an Ballast reduzieren. Das ist auch in Unternehmen möglich. Das Anlegen von digitalen Personalakten ist für Unternehmen ein Schritt, um Papierberge zu reduzieren. Doch einige Dokumente sollten trotzdem in Ordner sicher verwahrt werden. Das ist bei Personalbögen und Arbeitsverträgen oftmals nötig.
Doch sämtliche Unterlagen müssen nicht für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Daher sind alle Dokumente regelmäßig zu kontrollieren. Doppelte Kopien, Abmahnungen und uralte Mitarbeiterverträge dürfen irgendwann in den Aktenvernichter wandern. Obwohl Abmahnungen nicht verjähren, können sie nach Ablauf von vier bis fünf Jahren vernichtet werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Mitarbeiter gar nicht mehr im Unternehmen tätig ist.
Mitarbeiterverträge von Angestellten, die noch im Unternehmen sind, gilt es aufzubewahren. Personalakten, von Personen, die hingegen nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind, können vernichtet werden, wenn alle Ansprüche abgegolten sind. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, entfernt die Akten nach Ablauf von zehn Jahren.
Tipp 3: Ordnungssysteme nutzen
Auch wenn die Digitalisierung viele Vorzüge hat und absolut zu befürworten ist, können die meisten Unternehmen nicht vollkommen auf Papiere verzichten. Um den Überblick zu behalten, sollten die Unterlagen jedoch nicht lose in Ordnern lagern. Besser ist es, Verträge und wichtige Dokumente alphabetisch zu ordnen.
Sie lagern in Regalen, lassen sich binnen weniger Augenblicke finden und sorgen somit für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Allerdings sind nur Papiere aufzubewahren, die wirklich in ausgedruckter Form vorliegen sollten. Alles andere kann eingescannt und auf Computersystemen hinterlegt werden.
Mitarbeiterverwaltung ist ein umfangreiches Thema, das viel Arbeit mit sich bringt. Diese lässt sich jedoch mit ein paar Maßnahmen erleichtern. Die passende Hard- und Software macht es möglich, alle Bereiche der Personalabteilung übersichtlicher und geordneter zu gestalten. Das spart Ressourcen, Geld und jede Menge Zeit, die für das Alltagsgeschäft genutzt werden können.
