Wenn Mitarbeiter beruflich auswärts tätig sind und dafür ihr eigenes Fahrzeug nutzen, können Arbeitgeber ihnen einen gewissen Betrag erstatten.
Es ist die Rede von der sogenannten Kilometerpauschale. Worum es sich dabei genau handelt und wie Arbeitgeber damit zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit beitragen können, zeigt dieser Artikel.
Was ist eine Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale kommt dann ins Spiel, wenn Arbeitnehmer mit ihrem privaten Kfz beruflich bedingt unterwegs sind. Damit sind allem voran Dienstreisen gemeint. Aber auch andere Fahrtätigkeiten mit dem privaten Fahrzeug sowie eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit können mit der Kilometerpauschale ausgeglichen werden. Seit 2008 fasst man diese Tätigkeiten mit dem Begriff „beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten“ zusammen.
Die Kilometerpauschale kann vom Arbeitgeber erstattet werden. Dadurch ist eine gezielte Entlastung der Arbeitnehmer möglich. Schließlich bleiben sie sonst auf den Fahrtkosten sitzen oder müssen sie separat in ihrer Steuererklärung eintragen, was für die meisten einen großen Aufwand darstellt.
Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?
Hat ein Angestellter eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit beendet, kann er eine Spesenabrechnung durchführen. Die ihm entstandenen Kosten gibt er anhand von Belegen an den Arbeitgeber weiter. Zudem erfolgt eine Übermittlung der gefahrenen Kilometer.
Diese Kosten können Unternehmen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, was die zu versteuernden Einnahmen mindert. Demnach ist eine steuerfreie Auszahlung an den Angestellten möglich.
Nun gibt es zwei Möglichkeiten:
- Der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten nicht, sodass der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, die Kosten selbst über seine Steuererklärung abzusetzen. Sie sind als Werbungskosten
- Der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten in Form von Kilometergeld und trägt damit maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Tatsächlich ist die Erstattung einer Kilometerpauschale durch den Arbeitgeber nicht verpflichtend. Allerdings profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch -geber in hohem Maße davon. Es ist üblich, dass Unternehmen für die Reisekosten ihrer Angestellten aufkommen.
Wichtig: Die Belege dienen als Nachweis beim Finanzamt. Sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber sind sie daher unverzichtbar.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Die Höhe der Kilometerpauschale 2025 richtet sich danach, mit welcher Art von Fahrzeug der Arbeitnehmer unterwegs war:
- Kilometerpauschale bei PKW: 0,30 Euro pro Kilometer
- Kilometerpauschale bei anderen motorisierten Fahrzeugen (z.B. Motorrad): 0,20 Euro pro Kilometer
Abgerechnet werden darf jeder gefahrene Kilometer – sowohl Hin- als auch Rückweg. Ob die Dienstreise im In- oder Ausland stattgefunden hat, ist für die Berechnung irrelevant.
Mit dem Kilometergeld werden Sprit, Abnutzung und Versicherung abgedeckt. Fallen zusätzliche Kosten – beispielsweise Parkgebühren – an, können Arbeitnehmer dies separat abrechnen.
Berechnungsbeispiel
Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer fährt in einem Monat an drei Tagen mit seinem privaten Pkw zu einem Kunden. Die einfache Strecke beträgt 15 Kilometer. Dann sieht die Berechnung des Kilometergelds folgendermaßen aus:
- 15 km x 2 = 30 km (Kilometeranzahl pro Tag für Hin- und Rückweg)
- 30 km x 3 = 90 km (Kilometeranzahl gesamt für den Monat)
- 90 km x 0,30 Euro = 27 Euro
Der Mitarbeiter aus diesem Beispiel kann sich von seinem Arbeitgeber 27 Euro steuerfrei erstatten lassen.
Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale – worin liegt der Unterschied?
Viele verwechseln die Begriffe „Kilometerpauschale“ und „Pendlerpauschale“. Doch worin liegt eigentlich der Unterschied? Die Kilometerpauschale bezieht sich ausschließlich auf beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten wie Geschäftsreisen. Die Pendlerpauschale hingegen wird bei dem täglichen Arbeitsweg relevant – sie kann nur bei Wegen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke angewendet werden.
Kilometerpauschale – Mitarbeiterzufriedenheit vorprogrammiert
In vielen Unternehmen ist es eine Selbstverständlichkeit, Mitarbeitern die Kilometerpauschale zu erstatten. Da es allerdings nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, sind es bei Weitem nicht alle Betriebe, die so agieren. Es gibt jedoch einen guten Grund, aus dem Arbeitgeber umdenken sollten: Die Erstattung von Kilometergeld kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
Zufriedene Mitarbeiter sind engagierte Mitarbeiter. Zudem lässt sich dadurch das Betriebsklima verbessern. Hinzu kommt, dass Angestellte auch in Zukunft bereit dazu sein werden, hin und wieder Fahrten mit ihrem Privat-Kfz vorzunehmen. Immerhin können sie sich sicher sein, dass der Arbeitgeber die entstandenen Kosten erstattet.
Zwar lassen sich die Ausgaben auch in der Steuererklärung geltend machen. Jedoch bedeutet das nur einen Mehraufwand für Arbeitnehmer. Die Erstattung des Kilometergelds trägt zur Entlastung der Mitarbeiter bei und drückt Wertschätzung gegenüber der Leistung aus.
Fazit
Die Kilometerpauschale 2025 ist kein gesetzlicher Anspruch von Mitarbeitern, erweist sich aber gerade in puncto Mitarbeiterzufriedenheit als vorteilhaft. Arbeitgeber können Angestellten steuerfrei Kilometergeld erstatten, wenn diese eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit mit ihrem privaten Fahrzeug vorgenommen haben. Die Berechnung und Erstattung sind ganz einfach – so geht Mitarbeiterzufriedenheit ohne großen Verwaltungsaufwand.
