Personaler und Personalabteilungen haben mit einigen Vorurteilen zu kämpfen. Manch einer hält die HR sogar für überflüssig. Dabei ist es die Personalabteilung, in der oftmals zuerst wichtige Neuerungen und Umbrüche passieren. Vor allem das Gebiet der Personalabrechnung ist alles andere als verstaubt.
Ist dies doch ein Bereich in Unternehmen, der sich ständig weiterentwickelt und sich ändernden Anforderungen und Trends gerecht werden muss. Von Automatisierung bis zur mobilen Abrechnung hat sich in puncto Personalabrechnung in jüngster Vergangenheit viel getan.
Treiber für Veränderungen kennen und einschätzen
Die aktuellen Trends und Technologien in der Lohnabrechnung sind vor allem auf äußere Einflüsse zurückzuführen, die durch neue Arbeitsweisen und -möglichkeiten bedingt sind.
Für die Lohnabrechnung ist es wichtig, die aktuellen Treiber für Veränderungen zu kennen und diese einschätzen zu können, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Bedingt durch die Digitalisierung gilt es in diesem Sinne den Überblick über eine große Menge von Entwicklungen zu halten.
Die sogenannten PlayCards geben einen Überblick über die wichtigsten Trends für Lohnabrechner und zeigen Zukunfts-Strategien und die wichtigsten Tools und Technologien auf, mit deren Hilfe die Personalabteilung den Herausforderungen am effektivsten begegnen und diese zu ihrem Vorteil ummünzen kann. Die PlayCards definieren sechs große Treiber der Digitalisierung in der Personalabrechnung.
- Remote Work und Homeoffice
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben in den letzten Jahren die Vorteile des Remote-Arbeitsplatzes zu schätzen gelernt. Für die Lohnabrechnung bedeutet das, dass alle abrechnungsrelevanten Daten ortsunabhängig zur Verfügung stehen müssen.
- Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel macht sich auch in Personalabteilungen bemerkbar. Und wenn die Mitarbeiter fehlen, können automatisierte Prozesse und die passende Software zumindest einige Arbeitsschritte abnehmen
- E-Government
Die Übermittlung von Daten und anderen Informationen an Behörden auf dem Postweg wird immer weniger üblich. Unternehmen benötigen Software mit den entsprechenden Schnittstellen zur Datenübermittlung.
- Green-Economy
Das papierlose Büro und papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie deren digitale Archivierung spielen aus Gründen der Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle in den Personalabteilungen.
- Automatisierung
Sich wiederholende und einfache Prozesse zu automatisieren ist für Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und konkurrenzfähig zu bleiben.
- Datenschutz
Seit Inkrafttreten der DSGVO 2018, müssen in den Personalabteilungen besonders strikte Richtlinien für personenbezogene Daten eingehalten werden.
Den Trends begegnen
Allgemein wird den genannten Trends in der Lohnabrechnung mit verschiedenen Tools und Technologien begegnet, die meist in Kombination zum Einsatz kommen. Daher sollte von Anfang an darauf geachtet werden, nicht nur kurzfristig zu reagieren, sondern langfristig zu planen und darauf zu achten, dass einzelne Lösungen kompatibel und ausbaufähig sind.
Gerade im Bereich Lohnabrechnung spielt allen voran die Automatisierung von Prozessen eine immer wichtigere Rolle. Durch den Einsatz von Software und intelligenten Systemen können repetitive Aufgaben automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz steigert.
Hand in Hand geht die Automatisierung meist mit cloudbasierten Lösungen. Viele Unternehmen setzen zunehmend auf cloudbasierte Personalabrechnungssysteme.
Diese ermöglichen einen einfachen Zugriff auf Daten von verschiedenen Standorten aus, verbessern die Zusammenarbeit und reduzieren den Bedarf an lokaler IT-Infrastruktur. Wichtig ist, dass diese Systeme den Compliance-Anforderungen und Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Lohnabrechner müssen sicherstellen, dass sie alle rechtlichen Vorschriften einhalten, insbesondere im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung steuerlicher Regelungen. Bei der Wahl einer Software und entsprechender Cloudlösungen sollte dies ein Auswahlkriterium sein.
Auch der Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen für die Mitarbeiter nimmt zu. Die Angestellten werden vermehrt in den Abrechnungsprozess einbezogen. Durch Self-Service-Portale können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten einsehen, Urlaubsanträge stellen oder Gehaltsabrechnungen selbst abrufen. Dies verringert den administrativen Aufwand für das HR-Team und schafft Transparenz. An dieser Stelle sind auch die mobilen Abrechnungen erwähnenswert. Mit dem zunehmenden Einsatz von mobilen Geräten bieten viele Personalabrechnungssysteme mobile Apps an.
Wichtig ist zudem, dass die genutzten Tools für die Gehaltsabrechnungen den Einsatz von Datenanalyse-Tools zulassen. Denn nur so können Unternehmen effizient Trends erkennen, Kosten analysieren und fundierte Entscheidungen treffen, um die Personalabrechnung effektiver zu gestalten.
