Über die Jahre sammelt vermutlich jeder einen großen Stapel an Unterlagen an, die aufgehoben werden müssen. Ob privat oder fürs Unternehmen, viele unserer bürokratischen Prozesse laufen weiterhin über den Postverkehr ab.
Zudem müssen die meisten Dokumente zehn Jahre aufgehoben werden, denn man weiß ja nie, wann man etwas nachweisen oder nachschlagen muss. Doch gerne einmal landen Briefe in einer Schublade und werden vergessen. Wie bringt man hier Ordnung ins Chaos? Wir zeigen Ihnen, wie Sie wichtige Dokumente ohne Probleme sortieren und aufbewahren.
Sich ein bestimmtes System überlegen
Zunächst sollten Sie sich ein geordnetes System suchen, welches Sie auf alle Dokumente gleichermaßen übertragen können. Die Krux bei der Sache ist immer, die richtigen Dokumente schnell und einfach wiederzufinden, ohne alle Regale und Ordner durchblättern zu müssen. Wenn Sie einmal alles neu sortieren wollen, dann empfiehlt sich ein ausgeklügeltes System.
Diese Reihenfolge lohnt sich:
- Nach Kategorie: Die einfachste Möglichkeit ist es, Dokumente nach Kategorien zu unterteilen. Je nach Person kann das unterschiedlich sein. Somit schaffen Sie sich aber bestimmte Themengebiete, die auch noch einmal in Unterordner aufgeteilt werden können.
- Nach Datum: Innerhalb der Kategorien lohnt es sich, Dokumente nach Datum zu sortieren. Denn dadurch haben Sie immer einen Zeitstrahl, an dem Sie sich entlanghangeln können.
- Nach Person: Bei einem Mehrpersonenhaushalt lohnt es sich ebenfalls, Dokumente nach Personen zu ordnen. Danach können Sie wieder die anderen zwei Systeme anwenden.
Mit Beschriftungen arbeiten
Damit Sie auch die richtigen Ordner finden, sollten Sie diese ausführlich kennzeichnen. Dadurch müssen Sie nicht den Ordner aufschlagen, sondern können schon von außen sehen, welche Dokumente sich darin befinden.
Sammeln Sie zudem alle Ordner oder Boxen an einem Ort. Das kann ein Regal sein, eine Schublade oder ein anderer Lagerplatz. Jedoch ist es wichtig, jederzeit unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente zu haben, anstatt diese in der halben Wohnung zu verteilen.
Lieber mehr Platz als zu wenig
Um das Chaos zu beherrschen, brauchen Sie den passenden Spezialist für Bürobedarf. Kaufen Sie sich schon vorsorglich entsprechende Ordner, Boxen und Klarsichtfolien, um auch alle Dokumente ordentlich abheften zu können. Haben Sie lieber mehr Möglichkeiten, um auch alle wichtigen Dokumente unterzubringen.
Direkt abheften, anstatt zu vergessen
Besonders für diejenigen, die gerne Briefe herumliegen lassen, ist eine Routine zum Abheften extrem wichtig. Gewöhnen Sie sich wirklich an, nichts herumliegen zu lassen und alles bereits nach Erhalt abheften.
Abgehakte Probleme zur Seite legen oder digitalisieren
Klar, wenn ein Termin ansteht oder man noch eine Rechnung bezahlen muss, sollte der entsprechende Brief zur Hand sein. Eine passende Ablage ist praktisch, diese sollte aber nicht überfüllt werden und nur für eine Handvoll an wichtigen Unterlagen genutzt werden. Sobald ein Thema abgehakt ist, heften Sie den Brief entsprechend ab oder vernichten Sie das Dokument, wenn es nicht mehr benötigt wird.
Die Digitalisierung hilft ebenfalls dabei, Papierkrieg zu vermeiden. Das gilt vor allem für Dokumente, die nicht unbedingt ein Original benötigen. Natürlich müssen Sie auch die digitalen Dokumente richtig sortieren, denn auch hier können schnell Daten verloren gehen. Wie auch im echten Leben sind Ordner Ihr bester Freund und helfen dabei, das Chaos zu bewältigen.
