Die Digitalisierung hat mit der ungeliebten Zettelwirtschaft in Betrieben Schluss gemacht. Erfolgreiche Unternehmen haben wichtige Prozesse wie die Lohnabrechnung digitalisiert und setzen auf fortschrittliche Tools für die Buchhaltung. Diese bieten der HR-Abteilung wiederum die wichtigsten Funktionen und andere Features mit Mehrwert wie Schnittstellen für die Verknüpfung mit anderen Programmen sowie die Kommunikation mit Steuerberatern und Behörden. Ein Faktor zeichnet alle guten Programme für Lohnabrechnung aus: Die Arbeit findet auf Grundlage von Echtzeitdaten statt. Warum dies für ihre Effizienz entscheidend ist, das erfahren Sie hier.
Was sind Tools für die Lohnabrechnung mit Echtzeitdaten?
Grundsätzlich beschreibt digitale Lohnabrechnung das elektronische Verfahren zur Auszahlung von Löhnen und Gehältern und die Dokumentation dieser Vorgänge. Der Einsatz digitaler Mittel und Systeme macht eine Lohnabrechnung digital. Eine Lohnabrechnungssoftware mit Echtzeitdaten basiert auf einer Plattform, in der sämtliche Daten und Informationen von Mitarbeitern bezüglich der Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung gebündelt werden. Mit Nutzung von Echtzeitdaten lassen sich sämtliche Daten nach der Eingabe automatisch im System erfassen, sodass sie sofort in den Statistiken und Schaubildern berücksichtigt werden. Dies bietet Unternehmern eine Reihe von entscheidenden Vorteilen bei der Planung und dem Aktionsradius.
Die Vorteile entsprechender Programme
Die Datenerfassung in Echtzeit führt zu einer enormen Effizienzsteigerung bei der Lohnabrechnung und der Buchhaltung. Sie entspricht der Dynamik der heutigen Arbeitswelt. Dies äußert sich in zahlreichen Bereichen:
Erhöhung der Effizienz, Arbeitsgeschwindigkeit und Reduzierung von Fehlern
Die Arbeit kann schneller und kostengünstiger geleistet werden, was die Personalabteilung entlastet. Vor allem die automatischen Prozesse führen zu einer beträchtlichen Verschlankung der Arbeitsabläufe. Aufgrund der automatischen und transparenten Umrechnung entstehen bei der Abrechnung weniger Fehler und die Beschäftigten haben Einblick in die Verrechnung ihrer Arbeitsstunden inklusive Zuwendungen für Überstunden und die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Manuelle Eingaben und individuelle Berechnungen tragen hingegen den Keim von Fehlern in sich, die auch deshalb schwer wiegen, weil sich frühe Fehler durch die gesamte Rechnung ziehen.
Sicherheit für alle Beteiligten
Wie notwendig solche zuverlässigen und transparenten Abläufe bei der Lohnabrechnung sind, zeigt eine Studie des Marktforschungsinstituts Opinion Matters. Die Berechnungen der Untersuchung zeigen, dass fast zwei Drittel aller Beschäftigten in Deutschland regelmäßig unbezahlte Überstunden verrichten. Mehr noch, so war Deutschland von allen EU-Ländern bei der Bezahlung von Überstunden am unzuverlässigsten. Eine transparente und zuverlässige Softwarelösung für die Lohnabrechnung auf Grundlage einer Datenauswertung in Echtzeit sorgt für mehr Fairness bei der Bezahlung, steigert das Vertrauen der Beschäftigten in ihren Arbeitgeber und wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Datengetriebene Analyse und Mitarbeiterbeteiligung
Unternehmer wiederum profitieren von der Rechtssicherheit ihrer Abrechnungen und können die datengetriebene Analyse zur Optimierung von Arbeitsprozessen auf vielfältige Weise nutzen. Dies betrifft beispielsweise die Analyse von Fehlzeiten, die Erkennung von Mustern und Trends, die Identifikation von Engpässen bei der Schichtzuteilung, Analyse von Pausenzeiten, der Anteil von Überstunden an der Gesamtarbeitszeit, die Urlaubsplanung, Erfassung von Krankheitsfällen, der Vergleich von Schichtplänen und Arbeitszeitmodellen, die Analyse von Lohnkosten und vieles mehr.
Zahlreiche Programme für die Lohnabrechnung decken ohnehin angesichts des Trends zur All-in-One-Lösung wichtige Prozesse wie das HR-, Reise- und Projektmanagement ab und weisen Funktionen für die Arbeitszeiterfassung auf. Sinnvoll ist vor allem eine Verknüpfung der Lohnabrechnung mit der Schichtzuteilung. Durch die Nutzung von Echtzeitdaten können Unternehmer den Soll- und Ist-Bedarf bei der Auslastung von Schichten auf einen Blick erkennen, was ihnen die Möglichkeit für eine schnelle Intervention und Delegation bietet.
Da diese Schaubilder für Beschäftigten ebenso einsehbar sind, bietet eine aktive Mitarbeiterbeteiligung bei der Schichtzuteilung einen erheblichen Mehrwert. Mit der Funktion einer Tauschbörse erhalten Beschäftigte bei der Schichtzuteilung Mitspracherecht und können, da ihnen die Schaubilder für die Belegung der Schichten im Soll- und Ist-Zustand ebenfalls zur Verfügung stehen, ihre eigenen Wünsche mit den Interessen des Unternehmens in Einklang bringen. Abschließend zeigen simulierte Lohnvorschauen die Auswirkungen von Datenveränderungen präzise an. Dies bietet Personalern Raum für realistische Entscheidungen.
Bündelung der Daten und ihre intelligente Anordnung
Lohnsoftware mit Datenauswertung in Echtzeit steht an der Spitze des technologischen Eisbergs. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass die Daten von Mitarbeitern bezüglich ihrer Arbeitszeiten, Verdienste und anderer Daten wie Status und Rang in gebündelter Form vorliegen. Sie müssen nicht mühselig aus verschiedenen Ecken zusammengesucht werden, sondern sind in einem einzigen System vorhanden und auf Knopfdruck verfügbar. Die meisten Personaler präferieren ein System namens Stammdatenverwaltung, das die Daten für jeden Mitarbeiter in ihrer Personalakte anzeigt.
Auf einen Blick lassen sich dergestalt die wichtigsten Informationen und Fortschritte zum Arbeitnehmer in der Akte entnehmen. Da zahlreiche Filter eine Auswertung der Daten nach intelligenten Prämissen erlauben und intelligente Algorithmen für die Erkennung von Mustern und Trends herangezogen werden können, verfügen Personaler über vielfältige Möglichkeiten für das HR-Management. Zu guter Letzt kann das Programm automatisch Steuern und Sozialabgaben berechnen und über Schnittstellen mit dem Steuerberater kommunizieren.
Was sollte ein Programm für Lohnfortzahlung können?
Die Fähigkeit der Datenauswertung in Echtzeit gehört zu den Kernanforderungen einer guten Softwarelösung für die Lohnfortzahlung. Nur mit ihr ist das Ideal automatischer Prozesse bei der Lohnabrechnung zu erreichen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die gegebenen Funktionen den Bedarf abdecken und das Programm skalierbar ist, um auch bei Wachstum mit mehr Daten operieren zu können. Ein benutzerfreundliches Programm mit einer übersichtlichen Struktur, das sich dem Benutzer individuell anpasst und eine intuitive Navigation bietet, führt zu einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit und schnelleren Abläufen.
Ebenso besitzt ein fortschrittliches Programm über ausreichend Schnittstellen für die Integration. Bietet das Tool Möglichkeiten für die Selbstverwaltung der Mitarbeiter, wenn dies sinnvoll ist, kann dies die Personalabteilung entlasten und die Verantwortlichkeit der Beschäftigten stärken. Weiterhin sollte das Programm die wichtigsten Arbeitszeitmodelle abdecken und mit einer automatischen Compliance-Prüfung bei der Rechtssicherheit unterstützen.
Ein kompetenter Support, der schnell antwortet, beugt längeren Leerlaufzeiten vor und sorgt für eine schnelle Problemlösung im Konfliktfall. Mit Reporting-Funktionen bleiben Personaler auf dem Laufenden, mit Monitoring und Analysefunktionen erweitern sie den Leistungsumfang des Programms und mit BYOD-Menüpunkten unterstützen sie Mitarbeiter darin, sich unterwegs mit ihrem Endgerät in das System einloggen zu können.
Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten
Fortschrittliche Tools für die Lohnabrechnung sind unverzichtbar, um Buchhaltung und Lohnabrechnung schnell, effizient und fehlerfrei zu leisten. Nur digital ist es möglich, die Daten der Beschäftigten für wichtige Aspekte wie die Optimierung der Arbeitsprozesse zu nutzen. Vor allem automatische Funktionen und die Datenauswertung in Echtzeit ermöglichen einen reibungslosen Workflow und bieten die Transparenz, die Brüssel bei der Arbeitszeiterfassung fordert und die für die nötige Rechtssicherheit im Verkehr mit allen Beteiligten sorgt. Weiteren Mehrwert bescheren sinnvolle Schnittstellen für die Kommunikation mit dem Finanzamt und Steuerberatern. Im Idealfall ist die Aufbereitung der Jahresendabrechnung per Knopfdruck möglich.
