Bei der Remote-Arbeit handelt es sich um kein vorübergehendes Phänomen mehr – das ist sicher. Diese Form der Arbeit ist zur neuen Normalität geworden. Immer mehr Unternehmen setzen auf hybride oder vollständig digitale Arbeitsmodelle.
Viele Prozesse des Unternehmensalltags sind längst virtualisiert. Jedoch hinkt ein Bereich noch hinterher: das Onboarding neuer Mitarbeitender. Allerdings entscheidet sich gerade in den ersten Wochen, ob sich die Neuzugänge willkommen fühlen, produktiv einbringen und dem Unternehmen langfristig verbunden bleiben. Der digitale Start birgt jedoch mehr Fallstricke, als oft vermutet wird.
Informationsflut statt Orientierung
Ein wiederkehrendes Problem im virtuellen Onboarding besteht in der unstrukturierten Weitergabe großer Mengen an Informationen. Neue Mitarbeitende erhalten häufig innerhalb kurzer Zeit unzählige Links, Handbücher und Prozessbeschreibungen – jedoch ohne eine klare Einordnung.
Eine strukturierte Begleitung durch Mentoren und ein sinnvoller Technikeinsatz, etwa durch Tools, die automatisch einen Text zusammenfassen, erleichtern die Rezeption der wesentlichen Inhalte deutlich. Damit entsteht Raum für echtes Verständnis anstatt bloßer Konsum.
Fehlende soziale Einbindung
Die erste Mittagspause mit Kolleginnen und Kollegen, der kurze Plausch auf dem Flur oder der spontane Austausch nach dem Meeting: All diese informellen Kontakte fehlen im Homeoffice. Diese sind allerdings zentral für das soziale Ankommen im Team.
In Umfragen geben 67 Prozent der Remote-Einsteiger an, dass sie die fehlende soziale Integration als eine der größten Herausforderungen empfinden. Ohne gezielte Maßnahmen, wie beispielsweise digitale Kaffeepausen, Buddy-Programme oder hybride Kick-off-Events, entsteht neben der räumlichen auch schnell eine emotionale Distanz.
Unklare Rollen und Erwartungen
Durch die räumliche Trennung fehlt häufig die Möglichkeit, Aufgabenstellungen im direkten Kontakt zu klären. Rollendefinitionen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten bleiben damit lange unklar. Gerade für Berufseinsteiger oder Quereinsteiger ist dies ein großer Unsicherheitsfaktor.
Auch die Boston Consulting Group betont in einer Analyse die Bedeutung klarer Erwartungskommunikation − insbesondere im Rahmen von digitalem Onboarding. Festgelegte Check-ins mit den Vorgesetzten und strukturierte Wochenpläne sorgen an diesem Punkt für die nötige Orientierung.
Technische Hürden von Anfang an
Nicht selten beginnt der erste Arbeitstag im Homeoffice mit fehlenden Zugängen, veralteter Hardware oder einem Support, der erst Tage später erreichbar ist. 38 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter erlebten laut Umfragen in den ersten Tagen technische Probleme. Dies hat deutliche Folgen für ihre Produktivität und Motivation.
Ein durchdachtes Preboarding, bei dem die IT-Ausstattung rechtzeitig geliefert und eingerichtet wird, ist also essentiell für einen reibungslosen Einstieg.
Mangel an Feedback und Dialog
Transparentes Feedback stellt einen weiteren zentralen Baustein einer erfolgreichen Integration dar. Im Büro wird dieses meist zumindest beiläufig gegeben, im Homeoffice oft vollständig vergessen. Das Fehlen regelmäßiger Rückmeldungen kann bei neuen Mitarbeitenden allerdings zu Unsicherheit führen und damit ihre Entwicklungspotenziale ungenutzt lassen.
Strukturierte Feedbackprozesse – idealerweise zu Beginn noch wöchentlich – sind entscheidende Faktoren für die Zufriedenheit und das Engagement von Neuzugängen im Unternehmen. Digitale 1:1-Formate, eine transparente Feedbackkultur und eine gute Erreichbarkeit der Führungskraft sind in diesem Zusammenhang besonders ausschlaggebend.
Fehlende Vermittlung der Unternehmenskultur
Eine Unternehmenskultur entsteht nicht allein durch Dokumente oder Folien – sie wird vor allem live erlebt. Doch wie lassen sich Werte, Haltung und Zusammenarbeit vermitteln, wenn der Kontakt fast ausschließlich digital erfolgt?
Regelmäßige virtuelle Formate, wie Townhall-Meetings, digitale Werte-Workshops oder standortübergreifende Team-Challenges, sind laut Untersuchungen durchaus in der Lage, die kulturelle Identität zu vermitteln. Daher ist es wichtig, dass diese Formate nicht als Beiwerk verstanden, sondern als integraler Bestandteil des Onboardings gestaltet werden.
Kein klarer Fahrplan vor dem Start
Oft beginnt die Unsicherheit schon vor dem ersten Arbeitstag. Fehlende Informationen hinsichtlich der Agenda, Ansprechpartnern oder Zugängen sorgen für einen Einstieg mit vielen Fragezeichen.
Unternehmen, die ein aktives Preboarding betreiben, verzeichnen jedoch eine um 30 Prozent höhere Mitarbeiterbindung in den ersten sechs Monaten. Ein klarer Fahrplan inklusive Willkommenspaket, der nötigen technischen Vorbereitung und erste Kennenlernterminen schaffen Vertrauen – noch bevor der Laptop zum ersten Mal aufgeklappt wird.
Onboarding braucht mehr als einen Intranetzugang
So wird klar: Die virtuelle Einarbeitung darf nicht auf das Bereitstellen von Dokumenten und Zugängen reduziert werden. Sie braucht Struktur, Dialog, technisches Fundament und vor allem: zwischenmenschliche Nähe − auch auf Distanz.
Arbeitgeber, die gezielt in ein ganzheitliches Onboarding investieren, stärken sowohl die Produktivität als auch die Bindung und Motivation der neuen Mitarbeitenden.
