Wer möglicherweise schon länger im Bereich HR arbeitet, weiß sicherlich, dass der berufliche Alltag hier mit vielen verschiedenen Herausforderungen verbunden sein kann. Glücklicherweise gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe in den Personalabteilungen einfacher werden zu lassen.
Wie so oft ist es selbstverständlich wichtig, die Optionen, die zur Verfügung stehen, zu kennen, um diese optimal in das bereits bestehende System integrieren zu können.
Aufgrund der Tatsache, dass die Arbeit im HR-Bereich mit viel Verantwortung (und unter anderem auch mit gesetzlichen Vorgaben) verbunden ist, gilt es, keine Kompromisse einzugehen. Wer gleichzeitig Wert auf einen komfortablen, abwechslungsreichen und spannenden Arbeitsalltag legt, sollte sich mit den Tipps in den folgenden Abschnitten auseinandersetzen.
Tipp Nr. 1: Ein modernes Abwesenheitsmanagement
Krankheiten und Urlaube können dafür sorgen, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte im Unternehmen mehr oder weniger spontan umplanen müssen. Die Basis für möglichst unkomplizierte Abläufe stellt im Idealfall ein modernes Abwesenheitsmanagement im HR-Management dar. Dieses ermöglicht es unter anderem, geplante und ungeplante Abwesenheiten nachzuhalten und stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert wird.
Auf dieser Basis lassen sich Fragen, wie „Wie viele Tage war ein bestimmter Mitarbeiter im Jahr krank?“ und „Für wann hat Mitarbeiter XY seinen nächsten Urlaub eingereicht?“ mit wenigen Klicks beantworten.
Zahlreiche Unternehmen setzen in diesem Zusammenhang unter anderem auf ein hohes Maß an Transparenz. Das bedeutet, dass sie ihren Mitarbeitern die Chance geben, wichtige Daten, zum Beispiel rund um ihren restlichen Urlaubsanspruch, im System selbst abzurufen. Das Ergebnis: Eine Entlastung der HR-Abteilung und das gute Gefühl, Verantwortlichkeiten optimal ausgelagert zu haben.
Tipp Nr. 2: Eine klare Verteilung der jeweiligen Zuständigkeiten
Vor allem in großen Unternehmen zeigt sich immer wieder, dass der Alltag als Mitarbeiter in einer Personalabteilung stressig sein kann. Immerhin arbeiten hier meist viele Menschen, die in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen Fragen zu ihrer Gehaltsabrechnung, zu eventuellen Fristen, ihrem Arbeitsvertrag und weiteren Details haben.
Und genau das kann dafür sorgen, dass es nicht nur schwierig wird, allen gerecht zu werden, sondern auch Unruhe mit sich bringen.
Eine klare Verteilung der jeweiligen Zuständigkeiten kann dabei helfen, hektischen Situationen und Überforderung vorzubeugen. Ein typisches Beispiel: Wenn ein Personaler nicht für das gesamte Team, sondern nur für Mitarbeiter mit den Nachnamen „A bis D“ oder für einen bestimmten Kreis an Mitarbeiternummern zuständig ist, kann sich dies positiv und entlastend auf den Alltag auswirken.
Immerhin kennt er nach einer gewissen Zeit „sein Team“ und weiß genau, welche Nachfragen er an Kollegen aus dem HR-Bereich weiterleiten kann. Eine Verteilung der Zuständigkeiten sorgt in der Regel für mehr Ruhe im Alltag. Erfahrungsgemäß dauert es zudem nicht lange, bis sich die Mitarbeiter des Unternehmens daran gewöhnt haben, in der Personalabteilung auf die Expertise eines bestimmten Ansprechpartners zu setzen. Zudem können fair verteilte Zuständigkeiten oft dabei helfen, Mehrarbeit vorzubeugen.
Tipp Nr. 3: Weiterbildungen im HR-Bereich nutzen
Wer an Weiterbildungen im Unternehmensalltag denkt, denkt möglicherweise nicht direkt an den HR-Bereich. Dennoch gibt es hier natürlich zahlreiche Möglichkeiten, den eigenen Horizont zu erweitern und sich mit neuen Tools und Möglichkeiten vertraut zu machen.
Der Vorteil: Diejenigen, die es als Unternehmen schaffen, hier am Ball zu bleiben und ihren Mitarbeitern genau die Weiterbildungen ermöglichen, die diese für einen strukturierten Arbeitsalltag benötigen, können die Produktivität auch im Bereich HR oft steigern.
Ein besonderer Fokus einschlägiger Weiterbildungen liegt häufig auf modernen Tools, die es schaffen, die Abläufe noch weiter zu digitalisieren. Zahlreiche Softwarehersteller nehmen heutzutage die Herausforderung an, Komfort, Datenschutz und gesetzliche Vorgaben miteinander zu kombinieren, und liefern Lösungen, die sich leicht in Personalabteilungen integrieren lassen.
Regelmäßige Weiterbildungen können zu guter Letzt für eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit sorgen. Immerhin zeigen sie, dass es den Vorgesetzten offensichtlich wichtig ist, dass Ihre Personaler am Ball bleiben und weiterhin dazu in der Lage sind, den Herausforderungen des HR-Alltags gegenüberzutreten.
Tipp Nr. 4: Regelmäßige Team-Meetings mit Brainstormings und Co.
Der Alltag in Personalabteilungen ist zweifelsohne von vielen Standards geprägt. Immerhin müssen die Verantwortlichen hier unter anderem Rücksicht auf festgelegte Urlaubstage, Pausenzeiten und weitere Details nehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es falsch wäre, im Bereich HR immer davon auszugehen, dass alles beim Alten bleibt.
Regelmäßige Team-Meetings, in deren Zusammenhang zum Beispiel Brainstormings betrieben werden, können dabei helfen, im Personalbereich neue Wege zu gehen. Wie wäre es zum Beispiel damit, Abläufe noch weiter zu digitalisieren und auf diese Weise Mitarbeiter zu entlasten?
Eventuell bietet es sich an, auf einen neuen Schulungsanbieter mit besseren Angeboten und Konditionen zu setzen? Und wäre es nicht sinnvoll, im Rahmen eines Firmenfestes oder auf einer Messe auch als Personalabteilung vertreten zu sein, um das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren?
Die Möglichkeiten, neue Ideen in den Personalabteilungsalltag einzubringen, sind oft vielseitiger als gedacht und zeigen, dass es sich bei den entsprechenden HR Abläufen auf keinen Fall um feste Größen handeln muss. Im Idealfall sollten alle Teammitglieder an besagten Brainstormings teilnehmen. Auf diese Weise lässt sich häufig sicherstellen, dass möglichst viele Ideen auf der Suche nach der perfekten Lösung zusammengetragen werden.
Tipp Nr. 5: Feste „Sprechzeiten“
Wer, entweder im Rahmen eines Praktikums oder über einen längeren Zeitraum hinweg, bereits in einer Personalabteilung gearbeitet hat, kennt das Problem: Meist reicht eine offene Bürotür aus, um Mitarbeiter aus anderen Abteilungen dazu „einzuladen“, vorbeizuschauen und über Urlaubsansprüche, Krankheitstage und Co. zu reden. Das Problem, das sich hierhinter verbirgt: Was einerseits wie eine praktische Lösung für unkomplizierte Abläufe wirkt, wirft HR Mitarbeiter immer wieder aus ihrem Konzept.
Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines oder um ein großes Unternehmen handelt, ist es daher sinnvoll, im Alltag auf feste Sprechzeiten zu setzen. Das bedeutet, dass es für Mitarbeiter aus anderen Abteilungen nur dann (und gegebenenfalls mit Terminvergabe) möglich ist, ihre Fragen zu stellen.
Klingt ein wenig „streng“? Mag sein. Aber: Feste Sprechzeiten können definitiv dazu beitragen, innerhalb einer Personalabteilung effektiver und strukturierter zu arbeiten. Und hiervon profitieren letztendlich nicht nur diejenigen, die im Bereich HR tätig sind, sondern alle, die Ihre Fragen möglichst schnell klären möchten.
Fazit
Das Arbeiten in einer Personalabteilung kann zu einer echten Herausforderung werden, gehört jedoch gleichzeitig zu den Bereichen eines Unternehmens, die sich durch spannende Abläufe und attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten auszeichnen.
Ein Blick auf die aktuellen Entwicklungen zeigt, dass einzelne Schritte in Richtung Digitalisierung dabei helfen können, alles noch etwas strukturierter werden zu lassen. Daher ist das Arbeiten im HR-Bereich, wie es heute üblich ist, schon lange nicht mehr mit den Abläufen in den Personalabteilungen von früher vergleichbar. Dies zeigt sich unter anderem auch darin, dass Social Media für die Suche nach passendem Personal im Laufe der Zeit immer mehr an Bedeutung gewonnen hat.
